Projekt
10. Februar 2026
SmartSelect an der Universität Zürich
Transparente Entscheidungen. Effiziente Prozesse. Erfolgreiche IT-Beschaffung.
Die Universität Zürich, eine der renommiertesten Hochschulen der Schweiz, stand vor der anspruchsvollen Aufgabe, verschiedene Bereiche ihrer IT-Infrastruktur zu erneuern. Viele Systeme hatten das Ende ihres Lebenszyklus erreicht oder entsprachen nicht mehr den gestiegenen Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer aus Forschung, Lehre und Verwaltung. Die Komplexität lag nicht nur in der Vielzahl der zu modernisierenden Komponenten, sondern auch in den unterschiedlichen Bedürfnissen der Stakeholder und dem Anspruch, den gesamten Beschaffungsprozess effizient, transparent und regelkonform zu gestalten.
Die Erneuerung der IT-Infrastrukturen erfolgte über sogenannte Mini-Tenders. Um die Vielzahl an Offertanfragen effizient zu meistern entschied sich die Universität Zürich für atrete, welche die Mini-Tenders begleitete und moderierte. Im Zentrum stand dabei der Einsatz von SmartSelect, einer digitalen Plattform, die es ermöglichte, sämtliche Anforderungen strukturiert zu erfassen und mittels paarweisem Vergleich einfach und nachvollziehbar zu gewichten. So konnten die vielfältigen Bedürfnisse aller Beteiligten systematisch zusammengeführt und in den Ausschreibungsprozess integriert werden.
atrete übernahm die Koordination des gesamten Mini-Tender-Prozesses – von der Erhebung und Konsolidierung der Anforderungen über die Bewertung der Angebote bis hin zur Kommunikation mit den Anbietern und Rahmenvertragspartnern. Durch die toolgestützte Vorgehensweise mit SmartSelect wurde der Evaluationsprozess nicht nur deutlich beschleunigt, sondern auch für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar gestaltet. Die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Bewertungsschritte erleichterte die interne Abstimmung im Projektteam und ermöglichte eine offene, transparente Kommunikation gegenüber den Anbietern.
Dank dem Einsatz von SmartSelect konnten wir unsere Mini-Tender professionell, fair und effizient ausführen. Unsere Beschaffungen konnten damit deutlich zügiger und einheitlich durchgeführt werden.
MARCO HÖHLE, TEAMLEITER SERVER, STORAGE UND BACKUP / ZENTRALE INFORMATIK DER UNIVERSITÄT ZÜRICH
Das Ergebnis dieses Vorgehens war eine spürbare Effizienzsteigerung im gesamten Beschaffungsprozess. Die Universität Zürich profitierte von einer fundierten und nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlage, einer hohen Akzeptanz bei allen Beteiligten und einer deutlichen Beschleunigung der Abläufe. Die positiven Erfahrungen mit SmartSelect und der methodischen Begleitung durch atrete haben dazu geführt, dass die Universität Zürich auch zukünftige Ausschreibungen gerne wieder gemeinsam mit atrete und SmartSelect durchführen wird.
Weiterführende Informationen zu SmartSelect finden sie hier.