Unternehmen
19. März 2021

atrete Insight 2021

Leben mit Corona

Nie hätte ich mir vorstellen können, dass Corona ein Jahr nach dem ersten Lockdown auch heute noch unsere Freiheiten einschränkt, unser Leben bestimmt und dies bis auf weiteres auch noch tun wird. Deshalb widmen wir uns schwerpunktmässig nochmal dieser Pandemie und all den Veränderungen auf unser Arbeitsleben.  

Wir in der IT müssen die notwendigen Strukturen bieten, damit Mitarbeitende in allen Rollen die passende Umgebung zum Arbeiten haben, nicht nur im Office, sondern auch mit Schwerpunkt auf den jetzt obligatorischen Heimarbeitsplatz. Ich wünsche Ihnen eine spannende Lektüre mit dem atrete Insight und weiterhin viel Geduld sowie Ausdauer in der Bewältigung der durch Corona entstandenen Herausforderungen.  

Herzliche Grüsse, 
Michael Kaufmann, CEO und Managing Partner, atrete

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Covid-19 und der CIO: die Auswirkungen einer Pandemie

Digitalisierung: Notfallübung oder Paradigmenwechsel

Wenn die Auswirkungen von Covid-19 auf die Digitalisierung einem Flächenbrand entsprechen, dann war der CIO als Brandlöscher in erster Reihe an der Front.

Innert weniger Wochen, ja teils innert Tagen musste ein Konzept für die Ablösung des Bürobetriebes durch Home-Office erstellt, durchgeführt und im laufenden Betrieb angepasst werden. Es galt, den Flächenbrand der Bedürfnisse einzudämmen und unter Kontrolle zu bringen. Die oberste Priorität hatten mobile Endgeräte, Remote Access und Collaborative Solutions und – ganz zentral – die Neukalibrierung der zentralen Ressourcen im Netzwerk, die durch den anders strukturierten Traffic anders belastet wurden. Während dies in reinen Dienstleistungsbetrieben häufig ohne markanten Zusatzaufwand machbar war, war gerade die produzierende Industrie starken Herausforderungen ausgesetzt. Eine Workstation in Produktion und Lager oder gar noch ein Terminal konnte nicht einfach durch einen entsprechenden Laptop von remote ersetzt werden – ganz abgesehen davon, dass viele Prozesse effektiv nur mit örtlicher Präsenz des Mitarbeiters möglich sind.

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Die «digitalen Auswirkungen» der Pandemie auf unseren betrieblichen Alltag können nach den ersten Monaten aus unserer Sicht wie folgt bilanziert werden:

• Die Umstellung auf möglichst ortsferne Arbeitsleistung ist im Grossen und Ganzen der Wirtschaft gut gelungen.
• Der für die meisten Mitarbeitenden massgebliche Wechsel ist die flächendeckende Nutzung von Video Conferencing. Die Auswirkungen der Umstellung auf ortsferne und digitale Werkzeuge äussert sich allerdings in spürbarer Verlangsamung der Kommunikation und führt leider zu einer tieferen Effizienz der Meetings.
• Die eigentliche Digitalisierung ist, mit Ausnahme des breiter genutzten Video Conferencings, nicht tangiert, da die betrieblichen Prozesse in der ersten Phase im status quo beibehalten werden, um die Stabilität nicht zu gefährden.

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Leider muss davon ausgegangen werden, dass die aktuelle Situation nicht so rasch wie erwartet ändern wird. Zugleich sind viele Betriebe von einschneidenden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen betroffen und die Projektportfolios werden immer wieder gestrafft. Dadurch stellt sich dem CIO die Herausforderung, die Prioritäten permanent und situativ setzen zu müssen. Was gestern galt, gilt heute nicht mehr, und was Morgen gelten wird ist ungewiss. Um die Analogie des Flächenbrandes beizubehalten, gilt es nun, die Glutnester zu identifizieren und zu löschen.

Mittelfristig kristallisieren sich für die Digitalisierung pragmatische Handlungsempfehlungen heraus, die bewusst bei kleinem wirtschaftlichem Aufwand eine grosse Auswirkung zeigen sollen:

Optimierung der Hauptwerkzeuge
Suchen Sie gezielt nach User-Inputs aus den Erfahrungen der ersten, raschen Umstellung auf remote-Betrieb. Der CIO und sein Team übernehmen neben der Dienstleitungserbringung auch die Rolle des Coaches für die Werkzeuge, welche das Gros der betrieblichen Bedürfnisse abdecken. Schaffen Sie ein Remote Work Board, um die Interessen der Stakeholder effektiv einzubinden.

Usage Policy für Video Conferencing
Unterstützen Sie, allenfalls zusammen mit dem HR, die Ausarbeitung einer Usage Policy für Video Conferencing. Die medienbedingte Langsamkeit des Werkzeuges muss durch gezielte Erhöhung der Kommunikationsdisziplin und der Güte der Vorbereitung aufgefangen werden können.

Digitalisieren mit wenig Aufwand
Suchen Sie gezielt nach Quick Wins in den bereits digitalisierten Prozessen. Welche applikatorischen Brüche können mit wenig Aufwand digitalisiert werden? Welche Datenübergaben bedürfen nur noch eines geringen Aufwandes an Erstellen oder Optimierung von Schnittstellen, um durchgängiger gemacht zu werden.

Die langfristige Perspektive der Digitalisierungsprojekte ist, noch mehr als die mittelfristigen, ungewiss und nur schwer in der Umsetzbarkeit zu planen. Durch die tiefe Planbarkeit der wirtschaftlichen Gesamtsituation unterliegen Digitalisierungsprojekte dem sich situativ abzeichnenden generellen Projektstopp für nicht unmittelbar überlebenswichtigen Projekte. Dadurch kann unter Umständen ein schwerwiegender Innovationsstau entstehen, der die Konkurrenzposition des betroffenen Unternehmens beeinträchtigt.  

Die neue Rolle des CIO

Die ICT wandelt sich zu einem strategischen Faktor für das Überleben der Unternehmen. Der moderne CIO übernimmt eine bedeutendere Rolle in der Unternehmensführung. Dazu gehört:

• Durch klare Darstellung der Vernetzungsaspekten der Digitalisierung und der Prozesslandkarte die Kernprojekte herauszuarbeiten, die es im ersten Rang anzugehen gilt und die unternehmensweit strategisch sind. Dadurch werden auch die nötigen Personal- und Finanzressourcen gesichert.
• Ausserhalb der strategischen Projekte durch permanente Würdigung des ROI von Digitalisierungsprojekten der Unternehmensleitung die Entscheidungshilfe für die Priorisierung zu geben. Quick wins sind essenziell – aber nur wenn sie identifizierbar sind.
• Die Business Prozesse mit IT-Mitteln durch strategisches Business Alignement noch besser umzusetzen. Bestehende Werkzeuge sollen funktional ausgereizt werden und funktionale Lücken effizient geschlossen werden können. Der Schritt von IT Architecture zu Enterprise Architecture ist ein langwieriger – doch wenn er mit Fokus auf die Kernprozesse mit der höchsten Wertschöpfung angewendet wird ist der ROI am schnellsten sichtbar.   

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Home-Office: wie unterstützen Unternehmen ihre Mitarbeitenden effizient

Während Corona die Businessabläufe und Arbeitsumgebung stark verändert hat, hat es auch Trends wie das Home-Office beschleunigt, die bereits bei einigen der grössten globalen Unternehmen aufgetreten sind. Durch die Pandemie haben auch kleinere oder mittelgrosse Firmen die Vorteile erkannt und bieten diese Möglichkeiten nun an.

Die zudem vom Bund verordnete Home-Office-Pflicht als Massnahme in der Corona-Krise verpflichtet derzeit jeden Arbeitgeber Home-Office anzubieten, wenn keine triftigen Gründe dagegensprechen. Für viele Unternehmen war das Neuland und mussten sich gezwungenermassen darauf einstellen. Welche technischen, organisatorischen und kulturellen Aspekte es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie hier.

Home-Office muss nutzerfreundlich und sicher sein

Corona hat gezeigt, dass effizientes Arbeiten im Home-Office funktionieren kann – mit der richtigen Digital Workplace Implementierung.

Um eine zusammenhängende, digitale Workplace Umgebung zu ermöglichen, sollten die Tools einfach zu verwenden sein, Sicherheit garantieren und sich nahtlos in andere Produktivitäts-Tools integrieren lassen, sodass die Mitarbeiter eine einheitliche, angenehme Erfahrung mit den Tools haben, die sie täglich verwenden.
Neben der Digitalen Workplace Umgebung, spielen die sozialen und kulturellen Aspekte eine wichtige Rolle bei der Ausführung der Arbeit von zuhause. Wenn diese zwei Bereiche von den Unternehmen gelebt werden, bekommt der Mitarbeiter eine positive Home-Office Erfahrung.

Mit nun einem Jahr Home-Office Erfahrung für die atrete Mitarbeiter verraten wir Ihnen unsere Best Practice Tipps für die Arbeit im Home-Office unterteilt in folgende Themen:

1. Technische Voraussetzungen
2. Collaboration Tools
3. Der Arbeitsplatz
4. Soziale und kulturelle Aspekte

1.     Die technischen Voraussetzungen

Internet: Unabhängig, ob die Arbeit zuhause, im Büro oder unterwegs ausgeführt wird, eine schnelle und stabile Internet Verbindung ist essenziell. Es kann sehr frustrierend sein, eine nicht zuverlässige Verbindung zu haben.

Computer: Empfehlenswert ist ein Computer mit ausreichend RAM (>8GB) und SSD Harddisk mit mindestens 512 GB Speicher. Ein Notebook ist von Vorteil und erhöht die Flexibilität des Arbeitsplatzortes. Sofern Ihr Unternehmen über eine virtuelle Desktop Lösung verfügt, kann der Zugriff auf die Firmen Applikationen auch über den privaten Computer erfolgen.

Multimedia: Falls der Computer über keine gute integrierte Kamera verfügt, gibt es gute externe USB-Kameras. In Zeiten von virtuellen Sitzungen erhöhen die Kameras eine bessere Meeting Qualität. Um eine gute Audio Qualität zu bekommen sollte man falls möglich nicht die Integrierten Audio Lösungen des Computers verwenden. Die Qualität ist bemerkbar schlechter als ein für die eingesetzte Collaboration Lösung zertifiziertes USB Headset. Falls sie täglich lange an virtuellen Meetings teilnehmen und es der Arbeitsplatz erlaubt, empfiehlt sich eine zertifizierte Freisprechanlage. Bekannte Marken sind, Jabra, Poly, Sennheiser, Yealink oder Logitech.

Bildschirm & Tastatur: Ein externer Monitor mit einer guten Grösse (min. 27“) ist sehr empfehlenswert, um eine gute Arbeitsübersicht zu bekommen. Stellen sie den Bildschirm so auf, dass sie durch Fensterblendungen nicht gestört werden. Eine kabellose Maus und Keyboard ergänzen sich mit einem externen Monitor, welche die Arbeit ebenfalls erleichtern.

Docking Station: Unterstützt die Peripheriegeräte zusammenzuschliessen damit es zum Computer nur noch eine Kabelverbindung benötigt wird. Ist heute auch bereits in einen Bildschirm integriert verfügbar.

atrete unterstützt ihre Mitarbeiter mit dem Aufbau der technischen Home-Office Infrastruktur mit folgenden IT-Komponenten:

• HP-Notebook mit integrierter Kamera
• Jabra Headset
• Wireless Logitech Maus
• 27″ Samsung Bildschirm vom Büro dürfen die Mitarbeiter mit nach Hause nehmen

2.    Collaboration Tools

Das sind die wichtigsten Kommunikationshilfsmittel, um in der virtuellen Welt zu kommunizieren. Effektive Kommunikation ist die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens. Es gibt unzählige Lösungen, die Videokonferenzen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern ermöglichen. Oftmals bieten die Lösungen auch Chat-Dienste an, die den Austausch von Daten ermöglichen.
Nutzen Sie die Kanäle wie Chat, Audio, Video oder online Meetings und schalten Sie bei Video Meetings unbedingt die Kamera ein. Es ist gut möglich, dass es ein kleiner Kulturwandel braucht aber die Kamera ermöglicht ein qualitatives besseres Meeting und es erhöht die Aufmerksamkeit in der Sitzung.

Seit gut 2 Jahren nutzt atrete die Collaboration Lösung von Microsoft O365. Die Strategie der Firma war es, die in die Jahre gekommene On Prem Infrastruktur mit der Cloud Lösung von Microsoft zu ersetzen. Somit war atrete glücklicherweise bestens für die Home-Office Arbeit gerüstet. Seit Corona uns zwingt im Home-Office zu arbeiten ist für atrete Microsoft Teams das führende Tool, um uns intern oder gegenüber unseren Klienten auszutauschen.

3.    Die Arbeitsumgebung

Arbeitsplatz: Stellen Sie sicher, dass Sie einen ruhigen Rückzugsort haben, um ungestört und in Ruhe arbeiten zu können. Falls kein separater Raum zur Verfügung steht, kann auch eine professionell eingerichtete Arbeitsnische fürs Home-Office taugen.

Arbeitstisch und Stuhl: Laut SUVA Richtlinien soll die Ellbogenhöhe ungefähr der Tischhöhe entsprechen. Wenn Sie keinen höhenverstellbaren Tisch besitzen, sollte mindestens der Stuhl in der Höhe einstellbar sein, damit Sie die Ellbogenhöhe einstellen können. Achten Sie beim Kauf eines Bürostuhls auf eine gute Grundausstattung.

4.    Soziale und kulturelle Aspekte

Tagesstruktur: Erstellen Sie eine Home-Office Arbeitsstruktur mit den Arbeitszeiten und Pausen. Pausen sind wichtig und kommen im Home-Office oft zu kurz. Falls die Arbeitszeiten stark abweichen von den Firmen Standards informieren Sie Ihren Vorgesetzten.

Work-Life Balance: Wenn Sie von zuhause arbeiten, ist die Work-Life-Balance etwas unklar. Ist das Zuhause mein Büro oder ist das Büro mein Zuhause? Wenn Sie immer zu Hause sind und sich in Ihrem Heimbüro befinden, haben Sie oft das Gefühl zu arbeiten? Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu finden, ist eine grosse Herausforderung, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Erstellen Sie eine Familienregel, um Arbeiten und Familie so gut wie möglich zu trennen. Stellen Sie auch sicher, dass Ihre Gesundheit nicht zu kurz kommt und dass Sie sich mehrmals am Tag bewegen und nicht den ganzen Tag in Ihrem Home-Office Büro verbringen.

Weiterbildung mit Online Training: Lernen muss nicht immer in einem Klassenzimmer stattfinden. Es gibt viele gute eLearning-Kurse für Organisationen und Einzelpersonen, die sofort genutzt werden können.

Soziale Meetings wie Virtual Coffee Break oder Virtual Apéro Break: Ist zwar nicht das gleiche wie der Kaffee um 9 oder das Feierabendbier, aber es hilft ein wenig sich im Team auch über nicht arbeitsrelevante Themen auszutauschen und den sozialen Kontakt nicht zu verlieren. Diese Meetings sind zudem für neue Mitarbeiter wichtig, um schnell den Anschluss im Team zu finden.

Wissen und Erfahrungen teilen mit den Mitarbeitern: Früher wurden Knowhow und Erfahrungen oft am Arbeitsplatz in Diskussionen geteilt. Dieses Teilen von Wissen ist wichtig für das Unternehmen. Setzen Sie einen fixen Termin für solche Knowhow-Transfer Meetings.

Unterstützung durch den Arbeitgeber

Firmen sollten ihre Mitarbeiter unterstützen in dem sie Richtlinien, Standards oder auch Vorschriften in Bezug auf Arbeiten im Home-Office zur Verfügung stellen. Beispiele könnten folgende Punkte sein:

• Wie unterstützt das Unternehmen den Mitarbeiter in Bezug auf IT-Hardware/Software und Zugriff auf  Firmendaten und Anwendungen?
• Was für Sicherheitsrichtlinien muss der Mitarbeiter im Home-Office beachten?
• Home-Office Richtlinien und Best Practice Tipps für Mitarbeitende.
• Online Schulungen für Applikationsanwendungen oder Arbeitsverhalten im Home-Office.

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Wie atrete Ihr Unternehmen unterstützen kann:

• Aufnahme Bedürfnisse und Anforderungen inkl. Erstellung von Use Cases, User Stories und Personas
• Erstellung einer mittel- und langfristigen Workplace und/oder Collaboration Strategie
• Erstellung einer Policy / User Guideline zur Home-Office Tätigkeit
• Ausschreibung und Evaluation einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen
• Leitung Umsetzungsprojekte