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Der Weg zu einer erfolgreichen Partnerschaft zwischen Business und IT
Vertrauen als kritischer Erfolgsfaktor
Muss es das Ziel der IT sein, zwingend, als strategischer Partner wahrgenommen zu werden oder reicht die Positionierung als Dienstleistungserbringer im Unternehmen?
Die Antwort vorweg – Nein, die hohen Differenzierungsanforderungen vom Markt an ein Unternehmen, erfordern auch eine aktive und prägende Rolle der Informatik im Unternehmen mit Diskussionen auf Augenhöhe. Das bedeutet, dass sich viele IT-Abteilungen neu definieren und aufstellen müssen. Es genügt nicht mehr nur als „Order Taker“ zu agieren und wahrgenommen zu werden im Unternehmen. Eine Neupositionierung ist ein komplexes und zeitintensives Unterfangen, denn aktuell stehen immer noch grosse Veränderungen durch Digitalisierung, Cloud Transitionen oder KI-Innovationen an und fordern der IT den grössten Teil der Ressourcen und Kapazitäten ab.
Doch wie gelingt jetzt der Schritt vom «Order Taker» zum «Strategischen Partner» in der aktuellen Situation?
Die Lösung liegt eigentlich auf der Hand – Vertrauen schaffen zum Business!
Die gute Nachricht ist, eine Vertrauenskultur zu schaffen ist nicht unbedingt Mehraufwand, sondern baut auf konsequenten Arbeiten auf wie zum Beispiel:
- Die Dinge richtig tun!
- Weniger ist mehr!
- Verlässliche Aussagen abgeben!
- Die Erwartungshaltungen abstimmen!
- Kontinuierliche und offene Kommunikation
- Mut zu Entscheidungen und die Verantwortung jener auch tragen
Aus unserer Erfahrung sollte man sich in einem ersten Schritt, auf eine Auswahl von Attributen fokussieren, mit denen die Basis für das gegenseitige Vertrauen im Unternehmen geschaffen und gestärkt werden soll.
Der Unternehmenserfolg ist nicht erst seit heute abhängig von funktionierenden, effizienten und effektiven Informatik Leistungen. Die Ziele und Erfolge müssen gemeinsam auf den Unternehmenserfolg ausgerichtet werden. Entscheidend für den gemeinsamen Erfolg, ist die Beziehung und Vertrauensstellung zwischen dem Business und der Informatik. Das heisst gemeinsame Strategie, Ziele, Werte und einheitliche Steuerung. Letztendlich werden die Erfolge oder Misserfolge gemeinsam getragen. Als Partner sitzen wir alle im selben Boot!
Solange sich eine Unternehmens IT als Dienstleister für das Business positioniert und versteht, wird sich am Hierarchie Verständnis Auftraggeber vs. Dienstleister nichts ändern.
Die Erfahrung zeigt, dass es sich hierbei um einen Prozess handelt, es braucht dabei eine schrittweise Annäherung und ein Umdenken im Unternehmen muss stattfinden.
«Ich persönlich vergleiche dies gerne im Kontext mit einem Bergsteiger, er hat die nötige Kompetenz, durch seine Ausbildungen und entsprechende Praxis Erfahrungen erreicht. Diese Kompetenz befähigt ihn seine Kunden sicher und wohlbehalten auf den Berg und wieder herunterzubringen.
Er hat das Auge für die wichtigen Details, wie das Wetter, die Beschaffenheit der Route, die Gefahren und Risiken, welche damit einhergehen. Er ist sich der Verantwortung für die ganze Gruppe bewusst.
Er bringt die nötige Persönlichkeit mit, sie da abzuholen, wo sie stehen und ihnen das Gefühl und die Sicherheit zu geben, dass der Gipfel ein erreichbares Ziel ist.
In einem Unternehmen kann einmal das Business der Bergführer sein, ein anderes Mal die IT, wichtig ist dabei aber, dass egal in welcher Position man sich gerade befindet, das gegenseitige Vertrauen wie auch der Respekt gegenüber allen Parteien eine entscheidende Rolle spielt»
Jessica Knecht, Consultant
Was ist ein erprobtes Vorgehen?
Das Business Relationship Maturity Model kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, einerseits um den Reifegrad eines Unternehmens zu bestimmen oder eine Strategie für die zukünftige Ausrichtung des Business und der IT zu definieren.
Level des BRM-Model:
Level 1 – Ad Hoc:
Die Anfragen vom Business werden in diesem Stadium der Maturität meistens nicht strukturiert angegangen und abgearbeitet und folgen somit keinen klaren Prozessen und Strukturen.
Level 2 – Order Taker:
Die Anfragen werden bereits strukturierter vom Business entgegengenommen und bearbeitet, es wird an Verbesserungen und Priorisierungen der wichtigen Services gearbeitet.
Level 3 – Service Provider:
Es schleicht sich eine Routine in die Bearbeitung der Services ein, es gibt festgelegte Prozesse nach denen gearbeitet und eine gewisse Effizienz ist bereits implementiert, aber die Innovation bleibt dabei auf der Strecke. Die Kosten sind transparent aber der Mehrwert, welcher generiert wird, ist weiterhin eher eine subjektive Wahrnehmung.
Level 4 – Trusted Advisor:
Die Prozesse sind bekannt und bestens implementiert im Unternehmen. Es besteht ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis, die Services sind jetzt auf die Unternehmensziele ausgerichtet und es wird ein gemeinsamer Mehrwert erzielt, damit einhergehend auch die Bereitschaft Investitionen zu tätigen.
Level 5 – Strategic Partner:
Es werden gemeinsame Ziele, Risiken sowie Qualität Standards definiert. Ziele des Unternehmens werden gemeinsam angegangen und vorwärts getrieben Hand in Hand, der «Service Provider» wird jetzt als fester Bestandteil und wichtiger Entscheidungsträger der Unternehmung angesehen.
Wichtig in der Methodik des Business Relationship Maturity Model ist, es gibt keinen vordefinierten Start- und Endpunkt im Model, man beginnt dabei mit einer der wichtigsten Practices «Start where you are». Mittels Befragungen, Assessments und Umfragen kann der aktuelle Reifegrad von Beziehungen und Prozessen unvoreingenommen bestimmt werden.
Jedes Level des BRM repräsentiert dabei ein gewisses Mass an Vertrauen und Zusammenarbeit, sowie auch den Wert und die Wirkung, welche diese Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern generiert. Dabei spielt die Art der Beziehung extern oder intern sowie operativ oder strategisch keine Rolle.
Zuerst werden die Kriterien (Feedback, Kommunikation, Innovation etc.) der einzelnen Levels festgelegt, dies bildet die Bewertungsgrundlage.
Dies wiederrum bildet die Grundlage und den Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte, dabei wird das jetzige Level mit dem angestrebten Level verglichen, um strategische Verbesserungsmöglichkeiten zu implementieren und voranzutreiben, natürlich immer unter Berücksichtigung eines Zeitplanes, um die Ergebnisse in zeitlich festgelegten Abständen zu Messen.
Fazit
Man kann sich jetzt die Frage stellen, welches Maturitätslevel muss das Hauptziel der IT-Abteilung heutzutage sein, ist es der strategische Partner oder genügt es nicht einfach, nur als Trusted Advisor wahrgenommen zu werden?
Unbestritten ist, die IT hat eine essenzielle Rolle in jeder Unternehmung unabhängig auf welchem Maturitätslevel sich die Unternehmung befindet, denn Digitalisierung, künstliche Intelligenz oder Cloud sind ohne die IT nicht umsetzbar und somit leistet sie mit ihrem Beitrag einen wesentlichen Bestandteil zum Erfolg jeder Unternehmung.
Wie kann atrete helfen?
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