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Digital Work Collaboration & Productivity Tools implementiert – und nun?
Wissen Management und Mitarbeitende a) mit welchen Tools und b) wie gearbeitet werden soll?
Haben Sie während der Corona Zeit ein Collaboration und/oder Productivity Tool als schnelle Lösung installiert, aber nicht eingeführt? Dann geht es Ihnen gleich wie vielen anderen Betrieben.
Kommen Ihnen diese Aussagen bekannt vor und sehen Sie Sich in der einen oder anderen Situation wieder?
- Wir haben ein internes Chat Tool, E-Mail, Microsoft Teams, etc. In welchem Tool muss ich nun was machen? Kann man diese nicht verbinden?
- Wo soll ich meine Daten speichern? Im Windows Explorer, im Teams in SharePoint auf OneDrive, usw.?
- Ich verbringe viel Zeit beim Suchen von Nachrichten und Dokumenten da es zu viele Kanäle und Tools gibt.
- Wir haben ein Tischtelefon, einen Softclient dazu und nun noch Microsoft Teams. Mit welchem dieser «Telefone» soll ich nun arbeiten?
- Nutzen die Anwender Tools von denen die IT gar nichts weiss?
Sie sind nicht allein mit diesen Problemen!
Die Erfahrungen aus unseren Kunden Projekten zeigt, dass bei vielen Kunden die Collaboration und Productivity Tools zwar implementiert, jedoch nicht oder nur teilweise effektiv eingeführt wurden.
Unsere Kunden, ob Enterprise- oder KM-Unternehmen, stehen meist vor den gleichen Herausforderungen.
- Die bestehende klassische Legacy Telefonie wird weiterhin betrieben.
- Skype for Business wird eingesetzt und es besteht kein Migrationsplan wie dies bis zum geplanten End of Life Datum (9.1.2024) abgelöst werden soll.
- Es gibt keine firmenweiten Vorgaben und Richtlinien (Corporate Governance) wie mit den neuen Collaboration und Productivity Tools gearbeitet werden soll.
- Es gibt noch andere Collaboration und Productivity Tools im Unternehmen, welche zum Teil redundante Funktionen haben und nicht von allen einheitlich genutzt werden.
- Die Mitarbeiter wissen nicht mehr, wo sie ihre Daten finden und über welchen Kanal/Tool sie was bearbeiten sollen.
- Es gibt keine oder eine unzureichende Strategie, wie das Unternehmen mit den neuen Möglichkeiten für Digital Workplace, Cloud und Collaboration in der Zukunft arbeiten möchte.
All diese Punkte, und noch viele mehr, gibt es zu berücksichtigen bei der Wahl des bestgeeigneten Collaboration und/oder Productivity Tools und bei der Einführung dessen in den Betrieb.
Durch Corona wurde bei vielen Firmen schnell ein oder gar mehrere Collaboration/Productivity Tools ausgerollt, ohne sich Gedanken zu machen, was sie damit eigentlich machen möchten und welchen Nutzen Sie sich dabei erhoffen.
Am Anfang war es nur das Bedürfnis miteinander zu kommunizieren, wenn alle im Homeoffice arbeiten. Schnell merkten die meisten, dass diese Tools aber noch mehr können und fast nicht mehr wegzudenken sind aus dem täglichen Geschäftsalltag. Heutzutage ist es schon selbstverständlich eine Microsoft Teams oder Zoom Einladung zu versenden, ohne den Gesprächspartner zu fragen, ob er dies bei sich auch einsetzt.
Nach nun 2 ½ Jahren zeigt sich, dass viele Firmen immer noch keine Strategie haben, wie sie mit der neuen Situation und der Cloud umgehen sollen und wie sie die neuen Collaboration und Productivity Tools effizient einsetzen sollen.
Die Schatten-IT wächst!
Auf Grund dessen, dass es keine klaren Vorgaben gibt, versucht sich jeder Mitarbeiter, so weit wie möglich, selbst zu organisieren und das Beste aus seiner Situation zu machen, dass er mit all den verschiedenen Tools arbeiten kann. Meist endet dies darin, dass in der Firma eine Schatten-IT entsteht und somit nicht mehr kontrolliert werden kann.
Schatten-IT
Eine Schatten-IT beschreibt Systeme, wie Cloud-Dienste und Applikationen welche durch die Mitarbeiter genutzt und betrieben werden, ohne dass die IT-Abteilung davon weiss und somit auch nicht schützen kann.
Dies führt unweigerlich zu diversen Risiken, welche dadurch entstehen.
Hier nur ein paar Beispiele:
– doppelte Linzenzkosten oder ungenügende Übersicht darüber
– Verstösse gegen den Datenschutz, meist aus Unwissenheit der rechtlichen Grundlagen und Datenhaltungsrichtlinien
– Zugriff durch Unbefugte auf sensible Daten
– Datenverlust durch unzureichende Datensicherung oder bei einem Weggang eines Mitarbeiters
Wie können sie diesen Umständen entgegenwirken?
Bei der Einführung eines neuen Collaboration oder Productivity Tools ist es wichtig, dass ein paar Punkte definiert werden und die Spielregeln für alle klar sind.
Compliance
Die bestehenden IT-Sicherheitsrichtlinien reichen meist nicht mehr aus für die neuen Anwendungsfälle wie der Cloud Zusammenarbeit. Zum Beispiel die Zusammenarbeit mit externen und die Nutzung von Cloud Speichern für vertrauliche Dokumente sind oft nicht oder nur ungenügend geregelt.
Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die richtigen Entscheidungen in Bezug auf Compliance zu treffen, indem Sie diese unmissverständlich definieren und kommunizieren.
Governance
Auch bezüglich Governance müssen Richtlinien und Prozesse definiert werden, damit das Arbeiten mit den Collaboration und Productivity Tools einen Mehrwert bringt und aber kein Wildwuchs entsteht oder die Effizienz darunter leidet.
Hier ein paar Beispiele für MS Teams
- Braucht es Namenskonventionen?
- Wer darf neue Teams / Channels eröffnen?
- Wer darf Benutzer zu Teams hinzufügen?
- Dürfen Gäste zu den Teams hinzugefügt werden?
- Welche Apps dürfen innerhalb von Teams genutzt werden?
- Welche Aufbewahrungsrichtlinien sollen definiert werden?
- Braucht es eine regelmässige Überprüfung der Berechtigungen für interne und externe (Lifecycle Management)?
User Adoption
Nebst der Definition der Compliance- und Governance Richtlinien müssen die Benutzer informiert und geschult werden. Idealerweise gibt es regelmässige Wiederholungen und zum Beispiel eine Schulungsplattform oder ein Wiki, damit auch neue Mitarbeiter geschult werden und an die Informationen kommen. Nur so kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Tools gewinnbringend und gemäss den Richtlinien nutzen.
Wie können wir Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen?
Durch unsere Erfahrung in den verschiedenen Themen, können wir Ihnen helfen die Stolpersteine zu erkennen und aus dem Weg zu räumen. Mit unserem standardisierten «Digital Work Collaboration: Maturity Check» prüfen wir, wo Sie aktuell bei der Einführung von Collaboration und Productivity Tools stehen und in welchen Bereichen Sie noch Verbesserungspotenzial haben.
Daraus resultierend erstellen wir eine Heatmap mit den Vektoren Machbarkeit und Nutzen. Daraus wird ersichtlich in welchen Bereichen das grösste Verbesserungspotential und was gewinnbringend umgesetzt werden kann.
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Digital Work Collaboration: Maturity Check
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Natürlich ist es mit dem «Maturity Check» noch nicht erledigt.
Der Maturity Check ist ein Instrument für eine initiale grobe Standortbestimmung. Nach diesem beginnt die eigentliche Arbeit für Ihr Unternehmen erst recht. Nun gilt es alle Anforderungen der Fachabteilungen einzuholen und basierend auf diesen eine entsprechende Cloud Strategie zu entwickeln und Richtlinien für den Umgang mit den zur Verfügung gestellten Collaboration und Productivity Tools zu erstellen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei den Folgeschritten, sei es im Bereich Evaluation von Videoraumlösungen, bei der Findung der für Sie passenden Cloud Strategie oder der Einführung im Betrieb.
