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Microsoft 365 Copilot – Game Changer der Arbeitswelt
Ein grosser Schritt in der Entwicklung der Interaktion zwischen Computer und Mensch, der die Art und Weise des Arbeitens grundlegend verändert und eine neue Ära des Produktivitätswachstums freisetzt.
Wie wäre es, wenn man mit einem System wie mit einem persönlichen Assistenten kommunizieren könnte, der dann zum Beispiel eine PowerPoint auf Basis eines Dokuments erstellt, der auf Terminkollisionen aufmerksam macht oder ein Dokument basierend auf ein paar wenigen Informationen kreiert?
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz und Produktivität von entscheidender Bedeutung. Microsoft hat einen großen Schritt in Richtung Innovation gemacht, indem es künstliche Intelligenz (KI) in seine Produktivitätssuite integriert hat. Viele Microsoft Produkte enthalten bereits integrierte KI wie zum Beispiel Microsoft Cognitive Services[1] oder Microsoft Translator[2]. Doch durch das neu angekündigte Feature von Microsoft wird ein Wechsel der Arbeitswelt entstehen. Es werden Leistungen der nächsten Generation der KI in die Arbeit eingebracht und einen virtuellen persönlichen Assistenten, der bei alltäglichen Office Arbeiten unterstützt, geschaffen. Dadurch kann man in Word kreativer, in Excel analytischer, in PowerPoint ausdruckstärker, in Outlook produktiver und in Teams kollaborativer werden. Der Copilot soll eine Unterstützung für den Benutzer sein und keine Arbeiten ersetzen. Der Bearbeiter hat die volle Verantwortung und kann am Ende immer final entscheiden und anpassen. Besonders bei immer wiederkehrenden Aufgaben, die lästig sein können, ist der Copilot eine grosse Hilfe.
Was ist Microsoft 365 Copilot eigentlich?
Der Microsoft 365 Copilot ist ein KI gestützter digitaler Assistent, der den Benutzern individuelle Unterstützung bei einer Reihe von Aufgaben und Aktivitäten bietet. Eingebettet in den Microsoft 365 Apps, arbeitet der Copilot nebenher und kann ganz einfach im alltäglichen Arbeiten in zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams verwendet werden. Der Copilot lässt sich sehr leicht starten, da sich die Schaltfläche direkt in der Mitte der Taskleiste befindet. Ausserdem gibt es die Möglichkeit über den Business Chat mit dem Copiloten zu kommunizieren. Für die Implementierung wird die Nutzung des Microsoft Office 365 Apps vorausgesetzt und es müssen die entsprechenden Add-On Lizenzen vorhanden sein.
Transformation der Arbeit auf verschiedenste Weise
Der Copilot findet in der ganzen Produktivitätssuite eine Möglichkeit den Benutzer zu unterstützen. Zum Beispiel hat er folgende Auswirkungen und Funktionen:
Hervorbringen der Kreativität:
- Word: Erstellung eines ersten Entwurfs zum Überarbeiten und Finalisieren, der beispielsweise aus Notizen aus OneNote generiert wird oder das Dokument in das Layout eines anderen Dokuments überführt. Ausserdem kann er kopierte Texte umschreiben.
- Excel: Automatisierung komplexer Formeln und Ausführung von Aufgaben mit einfachen Befehlen. Analyse von Trends und Visualisierung großer Datenmengen.
- PowerPoint: Erstellung ansprechender Präsentationen anhand von Informationen aus Dokumenten. Zudem werden intelligente Design- und Funktionsvorschläge gemacht.
Erhöhen der Produktivität
- Outlook: Unterstützt beim Aufräumen des Posteingangs, Priorisieren von E-Mails und schlägt Antwortmöglichkeiten vor, einschliesslich passender Dokumente/Anhänge sowie unterstützt bei Termineinladungen und macht auf Terminüberschneidungen aufmerksam.
- Teams: Fasst Schlüsselpunkte einer Diskussion zusammen, schlägt in Echtzeit während des Meetings nächste Schritte vor und erstellt Meeting-Protokolle. Zusätzlich können nach dem Meeting Fragen zum Meeting an den Copiloten gestellt werden.
- Power Plattform: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben, ermöglicht die Erstellung von Chatbots und entwickelt Ideen bis hin zur fertigen App in wenigen Minuten.
- SharePoint: Erstellt automatisch SharePoint-Sites und -Pages anhand natürlicher Sprache und bindet relevante Dokumente für die Seite ein.
Persönliche Fähigkeiten auf ein neues Level bringen
- Durch die persönlichen Anweisungen, die durch den Copiloten während alltäglichen Arbeiten gemacht werden, wird das Ausschöpfen der Microsoft 365 Funktionen und Möglichkeiten zugänglicher gemacht.
Business Chat
- Bietet die Möglichkeit mit dem System zu kommunizieren, welches die Antworten basierend auf den letzten Meetings, Mails und Chatverläufen erstellt. Ausserdem bietet er den Entwicklern die Möglichkeit ihre Anwendungen in Windows Copilot zu integrieren, durch die Erweiterung der Bing-Chat-Plugins oder Anpassungen am Betriebssystem und der Konfiguration durchzuführen. Der Anwender kann ausserdem Apps und Dienste aufrufen wie z.B. Spotify und mit diesen interagieren.
Wie funktioniert Microsoft 365 Copilot?
Microsoft arbeitet mit einer verantwortungsvollen KI, die ethische, rechtliche und gesellschaftliche Aspekte berücksichtigt und die unter ganzheitlicher Betrachtung von Sicherheit, Datenschutz und Privatsphäre entwickelt wird. Grundsätzlich besteht der Copilot aus Large Language Model (Generative Pretrained Transformer), Microsoft Search und Microsoft Graph API. Das Large Language Model ermöglicht das Verstehen der Eingabe und formuliert die Antworten und Textinhalte. Microsoft Search sammelt die Informationen und wichtigen Kontext zur jeweiligen Anfrage aus der Microsoft 365-Welt. Das Zugangsportal zu den anderen Diensten in Microsoft, die ebenfalls in den Copilot-Task eingebunden werden müssen, wird durch Microsoft Graph API gestellt. Die Kombination aus der Leistung grosser Sprachmodelle (LLMs) mit den persönlichen Daten in Microsoft Graph und den Microsoft 365 Apps, ermöglicht die Schaffung in das leistungsfähigste Produktivitätstool der Welt. Der Zugang zum Copiloten erfolgt über die universellste Schnittstelle – die natürlichen Sprachen. Die Modelle werden nicht anhand der Kundendaten oder von individuellen Eingaben traniert sondern die KI-unterstzützen LLMs basieren auf grossen, aber einem begrenzten Stamm an Unternehmensdaten. Der Copilot hat Zugriff in Echtzeit auf Inhalte und Unternehmenskontext in Microsoft Graph, was es dem Copiloten ermöglicht Antworten basierend auf Unternehmenskontext zu generieren.
Gibt es einen Zusammenhang zwischen Microsoft 365 Copilot und ChatGPT?
Beides sind Technologien der KI, die entwickelt wurden, um Aufgaben und Aktivitäten schneller und effizienter zu erledigen. ChatGPT ist im Grunde ein Chatbot, der Fragen oder Aufforderungen mit Algorithmen des maschinellen Lernens bearbeitet, die auf Mustern der menschlichen Sprache basieren. Microsoft Copilot stellt eine Verbindung zu ChatGPT und kombiniert die Leistung grosser Sprachmodelle (LLMs) mit den Daten in Microsoft Graph und den Microsoft 365 Apps.
Verfügbarkeit und Lizenzen
Aktuell gibt es von Microsoft noch keine Auskunft über das Lizenzmodell und auch der Zeitpunkt der Verfügbarkeit ist noch nicht veröffentlicht. Es soll monatlich 30 USD pro Nutzer kosten. Aktuell heisst es bei Microsoft ‘in den nächsten Monaten’. Zurzeit wird der Copilot in einem kleinen Kreis von Business-Kunden getestet, um anhand von Feedback das KI-Modell verbessern zu können. Schon jetzt ist jedoch klar, dass Copilot nur als kostenpflichtiges Add-on erhältlich sein wird.
Technische Voraussetzung
Folgende technische Bedingungen müssen für die Implementierung von Microsoft Copilot gegeben sein:
- Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenz
- Azure Active Directory Account
- Zugang zu Microsoft 365 Apps
Was bedeutet Co-Pilot für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden?
Beim Einsatz des Microsoft Copilots im Unternehmen sollten sich im Vorfeld einige strategischen Gedanken gemacht werden. Eine bewusste Entscheidung über die Einführung als ‘First Mover’, ‘Early Adopter’ oder doch lieber ‘Follower’ ist dabei essenziell.
Zu Beginn der Einführung von Copilot ist es wichtig, Use Cases herauszuarbeiten. Die Betrachtung in welchen Bereichen, Anwendungen oder Arbeitsabläufen man den Copiloten im Unternehmen einsetzen möchte, wo er einen Mehrwert im Unternehmen und für die Mitarbeiter haben kann und wo er vielleicht nicht fördernd ist.
Microsoft hat den Copilot nach der ganzheitlichen Betrachtung von Datenschutz, Privatsphäre und Sicherheit entwickelt, jedoch ist die individuelle Prüfung im Unternehmen der Compliance und Governance Vorgaben abzugleichen und eventuelle Betriebsräte sind mit einzubeziehen. Ebenfalls nicht zu vergessen sind die Security Verantwortlichkeiten klar zu definieren, wie zum Beispiel eine klare Definition der Daten, welche im Business Chat freigegeben werden.
Zu einer erfolgreichen Einführung und Implementierung wird es von Microsoft unterschiedliche Unterstützungs-Angebote geben unter anderem Trainings oder Anwendungs-Guidelines.
Fazit
Mit Microsoft 365 Copilot hat Microsoft eine bahnbrechende Funktion eingeführt, die die Produktivität und Effizienz im Arbeitsumfeld revolutioniert. Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz automatisiert der Copilot Aufgaben, optimiert Terminplanung, erleichtert die Zusammenarbeit, unterstützt bei der Dokumenterstellung und bietet personalisierte Empfehlungen. Mit diesen Funktionen können Benutzer ihr volles Potenzial ausschöpfen und sich auf kreativere und strategischere Aufgaben konzentrieren. Microsoft 365 Copilot ist zweifellos ein Schritt in die Zukunft der Produktivitätssoftware. Eine Einführung im eigenen Unternehmen erfordert jedoch eine fundierte Beschäftigung mit diesem neuen Assistenten und der damit verbundenen völlig neuen Arbeitsweise. So darf die Herangehensweise der Verwendung des Copiloten nicht unterschätzt werden und eine fundierte Schulung der Mitarbeiter ist auf jeden Fall notwendig.
Unsere Berater unterstützen Sie gerne bei Ihrem Digital Workplace Vorhaben, damit Sie die Einführung und Funktionen des neuen Features von Anfang an richtig angehen und die Benutzer vor lauter toller neuer Features nicht vergessen gehen. Besonders beim Thema Change and Adoption können wir Ihnen tatkräftig zur Seite stehen.
[1] Microsoft Cognitive Services ist eine Suite von KI-Tools, mit denen Entwickler intelligente Apps und Dienste erstellen können
[2] Microsoft Translator verwendet KI, um Sprachübersetzungen in Echtzeit für über 60 Sprachen bereitzustellen
