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Trend zu Videoraumlösungen für sämtliche Sitzungszimmer

Im letzten Jahr ist die Nutzung von Videokonferenzen und virtuellen Meetings in Unternehmen explodiert, zudem hat die Auswahl an Videokonferenzlösungen in den letzten Jahren weiter zugenommen. Welches Raumsystem ist nun das passende für Ihr Unternehmen?

von Sven Matheja

Senior Consultant

14. Juni 2021

Wie das aktuelle Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions vom 12.10.2020 aufzeigt, sind die Anbieter im Leaders Quadrant Microsoft, Cisco und Zoom. In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht mitgeben, was die Top-3 an Videoraumlösungen anzubieten haben und wie sich diese unterscheiden.

Historisch gesehen waren Videokonferenzlösungen für Meetingräume sehr teure Investitionen und der einzige Weg, um qualitativ hohe Audio-Video (AV) Meetings durchzuführen. Nebst den Videokonferenzsystemen brauchte es die ganze Backend-Infrastruktur, genügend Bandbreite im Netzwerk und den Support/Betrieb, um die ganze Lösung zu betreiben. Da die Investitionen für die Meetingraum-Anpassungen und Videolösung schnell mal über 100’000 CHF kosteten und über mehrere Jahre abgeschrieben werden mussten, konnte man nicht flexibel sein, um allenfalls neue Bedürfnisse abzudecken.

Es gab wenige grosse und ein paar kleine Hersteller auf dem Markt. Mit dem Kauf von Tandberg sicherte sich Cisco für viele Jahre den Spitzenrang für Video/Telepresence Räume. Die Marktsituation änderte sich erst mit dem Aufkommen von modernen softwarebasierten Collaboration-Lösungen, welche eine verbesserte Meeting Qualität am Arbeitsplatz mithilfe von USB-Kameras brachten. Um die Video-Meetingräume weiterhin als Alternative und Ergänzung zum Arbeitsplatz anzubieten, mussten die Kosten signifikant reduziert werden und sie mussten kompatibel sein mit den neuen Desktop-Collaboration-Lösungen. Verschiedene AV-Anbieter (z.B. Crestron, Logitech, Yeahlink, Poly) entwickelten in Kooperation mit den grossen Softwareanbietern (Microsoft, Zoom) günstige Videokonferenzsysteme, die in deren Collaboration-Lösungen eingebunden werden können. Auch Cisco hat die Marktchance erkannt und hat parallel eigene günstige AV-Produkte lanciert. Bei den Unternehmen entstand durch die kostengünstige Realisierbarkeit von AV-Meetingräumen der Trend auch kleine Meetingräume, sogenannte Huddle Rooms, damit auszustatten.

Microsoft

Microsoft Teams Room (MTR) sind Besprechungsraumlösungen, die ein natives Microsoft Teams-Erlebnis mit HD-Audio und -Video auf von Teams zertifizierter Hardware von Microsoft und Microsoft-Partnern (Microsoft Surface Hub, Crestron, Dell, HP, Lenovo, Logitech) anbieten.
Ähnlich wie bei einem PC ist das Betriebssystem und die App-Anwendung die gleiche und unterscheidet sich hauptsächlich bei der Hardware. Die Vorteile von MTR sind die native Integration mit MS Teams und der Anschaffungspreis.
Neben der Betriebssystem-Lösung mit Windows wurde im letzten Jahr jene mit Android zugelassen.

Das Ziel von Microsoft ist, dass es aus Enduser-Sicht nur wenig bis keinen Unterschied gibt zwischen der Android- (MTRoA) und Windows- (MTRoW) Plattform. Hersteller wie Poly, Logitech oder Yealink bieten neben der Windows-Lösung auch die neuen MTR Appliances auf Android an. Die Android Appliance Lösung hat den Vorteil, dass die Management Komplexität gegenüber der Windows Lösung stark reduziert wird.

Zoom

Ähnlich wie Microsoft liefert Zoom nur die Software für den Meetingraum. Aber im Gegensatz zu Microsoft, zeigt sich Zoom ein wenig flexibler bezüglich der Hardwarekompatibilität. Die App funktioniert auf Windows, Android und sogar auf Mac. Es ist zu empfehlen die Geräte mit dem Zoom Device Management (ZDM) zu koppeln, um danach die Geräte aus dem Zoom Web Portal zu verwalten. ZDM ist in der Standard Zoom Lizenz integriert und generiert daher keine zusätzlichen Kosten.

Ein grosser Vorteil von ZDM ist, dass Windows-Geräten, die beim ZDM-Dienst (Mobile Device Management) von Zoom registriert sind, Microsoft-Updates über die Weboberfläche zugewiesen werden können. Administratoren können einen Update-Zeitplan erstellen, mit dem Microsoft-Updates automatisch auf registrierten Geräten installiert werden.

AV-Produkte für Microsoft und Zoom

Die Strategie der AV-Drittanbieter ist es Systeme anzubieten, die für sämtliche grossen Videokonferenzlösungen genutzt werden können. Aktuell bieten bereits sechs Anbieter Meetingraum-Lösungen an, die jeweils für MS Teams oder auch für Zoom verwendet werden können. Die Meeting Apps sind vorinstalliert und beim Setup kann jeweils die Meeting App, die im Unternehmen verwendet wird, selektiert werden. Es ist auch nachträglich möglich die App zu wechseln, falls das Unternehmen entscheidet, die Meeting Konferenzlösung zu wechseln. Die Videogeräte wurden hauptsächlich um eine Windows Compute-Lösung gebaut. Ursprünglich wurden die Android Appliances (Meeting Bar) für kleine bis mittlere Räume vorgesehen. Es wird nun aber auch erwartet, dass Android Lösungen für grosse Konferenzsäle verfügbar werden, die mittels Network Device Interface (NDI) die AV-Geräte steuern können.

Hauptunterschiede der Lösungen sind Hardwareaufbau, Design und die Zusammensetzungen der Peripheriegeräte. Dritthersteller die traditionell aus dem PC-Umfeld kommen bieten nur die Compute-Unit an (HP, Lenovo oder Intel) oder gehen eine Partnerschaft mit einem traditionellen AV-Anbieter wie Crestron, Logitech, Poly oder Yealink ein.
Technisch gesehen ist es kein Problem die zertifizierten Produkte zu mischen. Wir empfehlen jedoch eine produkthomogene Strategie anzuwenden.

CISCO

Cisco bietet als einziger der Top-3 Anbieter nicht nur die Software, sondern auch die AV-Hardware aus dem gleichen Haus. Dies hat selbstverständlich den Vorteil, dass man nur einen Hersteller hat für die komplette Lösung. Weiter ermöglicht es eine homogene Geräte Verwaltung, je nach Setup aus der Webex Cloud (WebEx Control Hub) oder on-Premise über den Cisco Call Manager.

Ein möglicher Nachteil liegt in der fehlenden Konkurrenz durch Drittanbietern im AV-Sortiment und den dadurch möglicherweise etwas höheren Kosten für die Beschaffung sowie Maintenance.

Neben den traditionellen grossen Video-Meetingräumen von Cisco, bietet Cisco auch kleinere Video Raum Produkte an. Diese neuen Videolösungen sind vergleichbar mit den Lösungen von Zoom und Microsoft und stehen für den steigenden Trend kleinere und mittlere Sitzungszimmer mit Video auszustatten. Seit kurzem bietet auch Cisco eine Cloud Video Interoperability (CVI) Lösung an, um die Cisco Video Umgebung in Microsoft Teams zu koppeln. Dies ermöglicht es Cisco Video Räume in Teams Meetings miteinzubeziehen ohne zusätzliche Aufwände beim Erstellen eines Meetings für den User.

Fazit

Mit allen 3 Top Anbietern (Cisco, Microsoft und Zoom) können hervorragende Raumlösungen realisiert werden. Es ist keine Frage der Funktionalität der Lösungen für oder gegen eine Lösung, sondern es ist die Challenge die für das Unternehmen und die bereits vorhandene IT-Landschaft passende Lösung zu finden. Wir empfehlen eine unternehmensweite Roadmap und Strategie für den Einsatz von Audio-Video Lösungen zu erarbeiten, bevor ein Flickenteppich entsteht. Eine Strategie ist auch deswegen empfehlenswert, da ausser bei Cisco es heute möglich ist die verschiedenen Lösungen zu mischen oder zu ergänzen und dank Cloud Technologie sehr rasch zu skalieren.

Folgende Punkte sollten Sie bei einer Video-Meetingraum-Anschaffung klären:

  • Fokussieren Sie sich bei einer Lösungsevaluation nicht auf die einzelnen Komponenten. Betrachten Sie das Ganze. Ziehen Sie in die Evaluationskriterien neben der technischen Analyse auch die Bereiche Produktevielfallt, Hersteller Roadmap, Kosten, Plattform-Management, Partnerschaften, Support und Garantie mit ein. Falls Sie bereits eine Videokonferenzlösung haben, überprüfen Sie, ob es mehr Sinn macht die existierende Umgebung mit einer Cloud Video Interoperability Lösung an die bestehende Konferenzlösung anzubinden.
  • Bietet der Anbieter eine Management Lösung an oder benötigt es weitere externe Tools, um die Systemlandschaft zu betreiben?
  • Wer verantwortet die Umsetzung und wer übernimmt den Betrieb? Sie müssen entscheiden, ob Sie dies mit internen Ressourcen (Make) oder externen Ressourcen (Buy) machen wollen.

Gerne stehen Ihnen die atrete Berater zur Seite und unterstützen Sie, um für Sie die passende Lösung zu finden.