Trend zu Videoraumlösungen für sämtliche Sitzungszimmer

Wie das aktuelle Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions vom 12.10.2020 aufzeigt, sind die Anbieter im Leaders Quadrant Microsoft, Cisco und Zoom. In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht mitgeben, was die Top-3 an Videoraumlösungen anzubieten haben und wie sich diese unterscheiden.

Historisch gesehen waren Videokonferenzlösungen für Meetingräume sehr teure Investitionen und der einzige Weg, um qualitativ hohe Audio-Video (AV) Meetings durchzuführen. Nebst den Videokonferenzsystemen brauchte es die ganze Backend-Infrastruktur, genügend Bandbreite im Netzwerk und den Support/Betrieb, um die ganze Lösung zu betreiben. Da die Investitionen für die Meetingraum-Anpassungen und Videolösung schnell mal über 100’000 CHF kosteten und über mehrere Jahre abgeschrieben werden mussten, konnte man nicht flexibel sein, um allenfalls neue Bedürfnisse abzudecken.

Es gab wenige grosse und ein paar kleine Hersteller auf dem Markt. Mit dem Kauf von Tandberg sicherte sich Cisco für viele Jahre den Spitzenrang für Video/Telepresence Räume. Die Marktsituation änderte sich erst mit dem Aufkommen von modernen softwarebasierten Collaboration-Lösungen, welche eine verbesserte Meeting Qualität am Arbeitsplatz mithilfe von USB-Kameras brachten. Um die Video-Meetingräume weiterhin als Alternative und Ergänzung zum Arbeitsplatz anzubieten, mussten die Kosten signifikant reduziert werden und sie mussten kompatibel sein mit den neuen Desktop-Collaboration-Lösungen. Verschiedene AV-Anbieter (z.B. Crestron, Logitech, Yeahlink, Poly) entwickelten in Kooperation mit den grossen Softwareanbietern (Microsoft, Zoom) günstige Videokonferenzsysteme, die in deren Collaboration-Lösungen eingebunden werden können. Auch Cisco hat die Marktchance erkannt und hat parallel eigene günstige AV-Produkte lanciert. Bei den Unternehmen entstand durch die kostengünstige Realisierbarkeit von AV-Meetingräumen der Trend auch kleine Meetingräume, sogenannte Huddle Rooms, damit auszustatten.

Microsoft

Microsoft Teams Room (MTR) sind Besprechungsraumlösungen, die ein natives Microsoft Teams-Erlebnis mit HD-Audio und -Video auf von Teams zertifizierter Hardware von Microsoft und Microsoft-Partnern (Microsoft Surface Hub, Crestron, Dell, HP, Lenovo, Logitech) anbieten.
Ähnlich wie bei einem PC ist das Betriebssystem und die App-Anwendung die gleiche und unterscheidet sich hauptsächlich bei der Hardware. Die Vorteile von MTR sind die native Integration mit MS Teams und der Anschaffungspreis.
Neben der Betriebssystem-Lösung mit Windows wurde im letzten Jahr jene mit Android zugelassen.

Das Ziel von Microsoft ist, dass es aus Enduser-Sicht nur wenig bis keinen Unterschied gibt zwischen der Android- (MTRoA) und Windows- (MTRoW) Plattform. Hersteller wie Poly, Logitech oder Yealink bieten neben der Windows-Lösung auch die neuen MTR Appliances auf Android an. Die Android Appliance Lösung hat den Vorteil, dass die Management Komplexität gegenüber der Windows Lösung stark reduziert wird.

Zoom

Ähnlich wie Microsoft liefert Zoom nur die Software für den Meetingraum. Aber im Gegensatz zu Microsoft, zeigt sich Zoom ein wenig flexibler bezüglich der Hardwarekompatibilität. Die App funktioniert auf Windows, Android und sogar auf Mac. Es ist zu empfehlen die Geräte mit dem Zoom Device Management (ZDM) zu koppeln, um danach die Geräte aus dem Zoom Web Portal zu verwalten. ZDM ist in der Standard Zoom Lizenz integriert und generiert daher keine zusätzlichen Kosten.

Ein grosser Vorteil von ZDM ist, dass Windows-Geräten, die beim ZDM-Dienst (Mobile Device Management) von Zoom registriert sind, Microsoft-Updates über die Weboberfläche zugewiesen werden können. Administratoren können einen Update-Zeitplan erstellen, mit dem Microsoft-Updates automatisch auf registrierten Geräten installiert werden.

AV-Produkte für Microsoft und Zoom

Die Strategie der AV-Drittanbieter ist es Systeme anzubieten, die für sämtliche grossen Videokonferenzlösungen genutzt werden können. Aktuell bieten bereits sechs Anbieter Meetingraum-Lösungen an, die jeweils für MS Teams oder auch für Zoom verwendet werden können. Die Meeting Apps sind vorinstalliert und beim Setup kann jeweils die Meeting App, die im Unternehmen verwendet wird, selektiert werden. Es ist auch nachträglich möglich die App zu wechseln, falls das Unternehmen entscheidet, die Meeting Konferenzlösung zu wechseln. Die Videogeräte wurden hauptsächlich um eine Windows Compute-Lösung gebaut. Ursprünglich wurden die Android Appliances (Meeting Bar) für kleine bis mittlere Räume vorgesehen. Es wird nun aber auch erwartet, dass Android Lösungen für grosse Konferenzsäle verfügbar werden, die mittels Network Device Interface (NDI) die AV-Geräte steuern können.

Hauptunterschiede der Lösungen sind Hardwareaufbau, Design und die Zusammensetzungen der Peripheriegeräte. Dritthersteller die traditionell aus dem PC-Umfeld kommen bieten nur die Compute-Unit an (HP, Lenovo oder Intel) oder gehen eine Partnerschaft mit einem traditionellen AV-Anbieter wie Crestron, Logitech, Poly oder Yealink ein.
Technisch gesehen ist es kein Problem die zertifizierten Produkte zu mischen. Wir empfehlen jedoch eine produkthomogene Strategie anzuwenden.

Cisco

Cisco bietet als einziger der Top-3 Anbieter nicht nur die Software, sondern auch die AV-Hardware aus dem gleichen Haus. Dies hat selbstverständlich den Vorteil, dass man nur einen Hersteller hat für die komplette Lösung. Weiter ermöglicht es eine homogene Geräte Verwaltung, je nach Setup aus der Webex Cloud (WebEx Control Hub) oder on-Premise über den Cisco Call Manager.

Ein möglicher Nachteil liegt in der fehlenden Konkurrenz durch Drittanbietern im AV-Sortiment und den dadurch möglicherweise etwas höheren Kosten für die Beschaffung sowie Maintenance.

Neben den traditionellen grossen Video-Meetingräumen von Cisco, bietet Cisco auch kleinere Video Raum Produkte an. Diese neuen Videolösungen sind vergleichbar mit den Lösungen von Zoom und Microsoft und stehen für den steigenden Trend kleinere und mittlere Sitzungszimmer mit Video auszustatten. Seit kurzem bietet auch Cisco eine Cloud Video Interoperability (CVI) Lösung an, um die Cisco Video Umgebung in Microsoft Teams zu koppeln. Dies ermöglicht es Cisco Video Räume in Teams Meetings miteinzubeziehen ohne zusätzliche Aufwände beim Erstellen eines Meetings für den User.

Blog

Hardwarehersteller für Videoraumlösungen im Vergleich

von Sven Matheja

Fazit

Mit allen 3 Top Anbietern (Cisco, Microsoft und Zoom) können hervorragende Raumlösungen realisiert werden. Es ist keine Frage der Funktionalität der Lösungen für oder gegen eine Lösung, sondern es ist die Challenge die für das Unternehmen und die bereits vorhandene IT-Landschaft passende Lösung zu finden. Wir empfehlen eine unternehmensweite Roadmap und Strategie für den Einsatz von Audio-Video Lösungen zu erarbeiten, bevor ein Flickenteppich entsteht. Eine Strategie ist auch deswegen empfehlenswert, da ausser bei Cisco es heute möglich ist die verschiedenen Lösungen zu mischen oder zu ergänzen und dank Cloud Technologie sehr rasch zu skalieren.

Folgende Punkte sollten Sie bei einer Video-Meetingraum-Anschaffung klären:

• Fokussieren Sie sich bei einer Lösungsevaluation nicht auf die einzelnen Komponenten. Betrachten Sie das Ganze. Ziehen Sie in die Evaluationskriterien neben der technischen Analyse auch die Bereiche Produktevielfallt, Hersteller Roadmap, Kosten, Plattform-Management, Partnerschaften, Support und Garantie mit ein. Falls Sie bereits eine Videokonferenzlösung haben, überprüfen Sie, ob es mehr Sinn macht die existierende Umgebung mit einer Cloud Video Interoperability Lösung an die bestehende Konferenzlösung anzubinden.
• Bietet der Anbieter eine Management Lösung an oder benötigt es weitere externe Tools, um die Systemlandschaft zu betreiben?
• Wer verantwortet die Umsetzung und wer übernimmt den Betrieb? Sie müssen entscheiden, ob Sie dies mit internen Ressourcen (Make) oder externen Ressourcen (Buy) machen wollen.

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Gerne stehen Ihnen die atrete Berater zur Seite und unterstützen Sie, um für Sie die passende Lösung zu finden.

Aufzeichnung Webinar: Collaboration & Workplace nach dem Lockdown

Dauer: ca. 45 Minuten

Sicher hat auch Ihr Unternehmen erfolgreich Massnahmen ergriffen, um die Arbeit und Zusammenarbeit in dieser speziellen Situation unterstützen zu können. Es wurden adhoc neue zusätzliche Tools eingeführt, Funktionen bestehender Lösungen erweitert, zusätzliche Lizenzen beschafft, Bandbreiten erhöht, Firewall Rules angepasst, Cloud Lösungen verwendet sowie weitere Massnahmen getroffen. Meist dürfte dies schnell, disruptiv und mit Ausnahmeregelungen erfolgt sein. Was gilt es daher nach dem Lockdown zu tun?

Wir zeigen Ihnen in diesem Webinar aus unabhängiger Beratersicht auf, welche Aufgaben Sie nach dem Lockdown erwarten könnten.

Inhalt

Im Webinar erwarten Sie die folgenden Themen: 

• Auswirkungen Lockdown auf Collaboration & Workplace
• Eingetretene Szenarien im Lockdown  
• Mögliche Aufgaben nach dem Lockdown
• Handlungsempfehlung
• Wie wir Sie bei den Aufgaben unterstützen

Weitere Informationen / Fragen

events@atrete.ch oder +41 44 266 55 55

IT-Arbeitsplatz 2020 AIO Kanton Zug

Das Amt für Informatik und Organisation (AIO) ist die zentrale Leistungserbringerin von Informatik-leistungen für die kantonale Verwaltung und für die Justiz. Als Querschnittsamt ist das AIO zuständig für die IT-Infrastruktur des Kantons mit rund 2’400 Arbeitsplätzen und unterstützt die Verwaltung beim Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologie.

atrete wurde beauftragt, die Projektleitung für das damals leicht in Verzug geratene Projekt per Ende September 2018 zu übernehmen. Mit dem Projekt «IT-Arbeitsplatz 2020» (ITAP-2020) sollen die folgenden Ziele erreicht werden:

• Modernisierung und Standardisierung der Arbeitsplatz Infrastruktur & Management Systeme
• Aktualisierung der Client Systeme auf Windows 10 und Office 2019
• Rollout der neuen Arbeitsplatzgeräte
• Schulung der Anwender (Benutzung Hardware, Anmeldeprozedur, Neuerungen Windows 10, etc.)
• Ermöglichung «remote / anywhere / mobil» zu arbeiten

Um dieses umfangreiche Vorhaben erfolgreich zu absolvieren, wurde die in der kantonalen Verwaltung etablierte Projektmanagement Methode «Hermes 5» angewandt. Während der Initialisierungsphase wurden in dem Lieferobjekt «Studie» verschiedene Varianten ausgearbeitet, um den Mitarbeitenden aktuelle Systeme bereitstellen zu können. Zur Anwendung kam die Variante «Modern Workplace», welche drei Geräteprofile für die Mitarbeitenden bereitstellt. Anhand der Einordnung in Mobilitätstypen werden Arbeitsplatzgeräte aus den Kategorien Notebook / Convertible, Hybrid-Tablet und für wenige Ausnahmefälle Workstations bereitgestellt. So, dass für die jeweiligen Anwendungsfälle die optimale Hardware zur Verfügung steht.  

Basierend auf der Variante «Modern Workplace» wurde eine öffentliche Submission nach GATT-WTO initiiert. Mittels vier Losen (I: Beschaffung Hardware, II: Rollout, III: Schulung, IV: Remarketing) wurden auf dem freien Markt optimale Lösungen und Anbieter evaluiert. Es stellte sich als eine grosse Herausforderung dar, die unterschiedlichen Leistungsausprägungen der Lose in einer Submission zusammenzufassen. Besonders umfangreich ausgefallen ist das Los I, in welchem es Desktop Computer, Notebooks, Detachables, Convertible-Tablets, Dockingstations, Monitore und weitere Peripherie zu beschaffen galt. Schlussendlich konnten die Zuschläge für die vier Lose an drei Partner erfolgen, wobei der Zuschlag die Lose Rollout und Remarketing an einen Partner gingen.

Parallel dazu wurden Management Systeme, Software Verteilung und Remote Access Systeme aufgebaut. Dies bedingte eine enge Abstimmung innerhalb des Projektteams und des Projektausschusses, in welchem Vertreter der Direktionen mitgewirkt haben.

Im Verlaufe des zweiten Quartals 2019 konnte das AIO einen internen Projektleiter aufbauen, welcher das Vorhaben im Anschluss an die Submission komplett übernahm. Er koordinierte erfolgreich den finalen Aufbau aller Umsysteme, die Lieferanten für die neue Hardware, Produkte Roadshows für die Mitarbeitenden, die Schulung, den Rollout bis hin zum Remarketing der alten Hardware. Der Rollout des «Modern Workplace» konnte erfolgreich und rechtzeitig vor dem «End of Support Date» von Windows 7 bis im Januar 2020 abgeschlossen werden.

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Der Arbeitsplatz der Zukunft bei Visana

Die Visana-Gruppe gehört zu den grössten Kranken- und Unfallversicherern der Schweiz und versichert Privatkunden und Firmenkunden. Als Service-Leader unter den Schweizer Anbietern ist Visana für ihre Kundinnen und Kunden eine serviceorientierte, zuverlässige Partnerin mit einem hohen Qualitätsanspruch und einem umfassenden Leistungsangebot.

Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist Visana auf einen modernen, den heutigen Ansprüchen und Möglichkeiten gerecht werdenden Arbeitsplatz für die Mitarbeitenden angewiesen.

atrete’s Fokus besteht darin, Firmen bei der Konzeptionierung des zukünftigen, digitalen Arbeitsplatzes zu unterstützen und bei dessen Einführung zu begleiten. Im Vordergrund standen bei Visana die Bedürfnisse der zukünftigen Business Kommunikation – Business goes UCC – und die Anforderungen an moderne Arbeitsmodelle, wie das mobile Arbeiten.

Die richtige Arbeitsplatzlösung für Visana Mitarbeitende

«Der künftige Workplace ist in erster Linie auch eine Chance für die Visana zur Effizienzsteigerung, zufriedenere Mitarbeiter und damit eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit» lautete das Credo der Aufgabenstellung. Gleichzeitig stand Visana vor der Aufgabe, die bestehende Arbeitsplatz-Infrastruktur einer Erneuerung zu unterziehen (PC-Flotte und Windows Upgrade, Drucker, Telefonie, Netzwerk). 

Standardisierung als Lösungsweg

In einem gemeinsamen Team unter der Leitung von atrete wurden die konkreten Anforderungen der unterschiedlichen Benutzergruppen aufgenommen und mit den Lösungs-Varianten abgeglichen – der Gewinner: «Convertible only». Mit diesem Ansatz sichert sich Visana Vorteile unter anderem beim Betrieb, der Arbeits-Effizienz und dem Investitionsschutz für den zukünftigen Arbeitsplatz. Unterstützt wurde dieser Entscheid durch Design- und Sizing-Abklärungen bei den Netzwerk-Anbindungen pro Standortklasse. 

«Mit atrete hatten wir einen Partner, der uns mit der nötigen Expertise und Rollenkompetenz bei der Konzipierung und dem Roll-out des neuen Visana Arbeitsplatzes über die gesamte Projektdauer unterstützte.»

Christoph Lanz, Leiter Informations- und Infrastrukturmanagement. 

Nach der Kür, die Architektur und der Roll-out als Pflicht

Visana organisierte zusammen mit atrete die Architekturentscheidung für den künftigen digitalen Arbeitsplatz, koordinierte die Beschaffungen und den Roll-out für die zukünftigen Convertibles. Die Beschaffung erfolgte durch eine für alle Beteiligten nachvollziehbare Ausschreibung. Auch das «Decommissioning», also die fach- und Security-gerechte Entsorgung der bestehenden PCs im Rahmen des Roll-outs konnte zu interessanten Konditionen geregelt werden. Bei all diesen Aufgaben war die Unterstützung von atrete matchentscheidend.

atrete begleitet sie in ihrem Workplace vorhaben

Gerne stehen Ihnen die atrete Berater zur Seite und unterstützen Sie.

Die erfolgreiche Einführung von Unified Communications & Collaboration

Anwendungen wie Chat, Desktop-Video und Desktop-Sharing werden in UCC-Lösungen zur Verfügung gestellt und versprechen eine effizientere Kommunikation. Damit ein UCC-Projekt jedoch auch erfolgreich implementiert werden kann, sollte der Weg zu UCC gut geplant werden.

Unternehmen, die noch über eine herkömmliche Telefonanlage verfügen, werden sich früher oder später über die
Einführung einer Unified-Communications- & Collaboration-Lösung (UCC) Gedanken machen müssen. Es empfiehlt sich dabei folgende Herangehensweise:

1. Vision und Strategie

Zuerst sollte eine Vision formuliert werden, in der die Ziele definiert sind, die mit der Einführung von UCC erreicht werden sollen. Welchem Zweck dient UCC? Was ist der Grund für den Wechsel auf UCC? Geht es um einen Lifecycle der Telefonie, geht es um neue Arbeitsprozesse oder Optimierungen dank UCC? Es sollte beispielsweise klar sein, welche Elemente einer UCC-Lösung im Unternehmen genutzt und wie diese effektiv eingesetzt werden sollen.
Will man nur telefonieren, chatten und Desktop-Video nutzen, reicht dafür eine UC-Lösung. Will man aber auch gleich noch eine Team-Collaboration-Lösung einführen, braucht es dazu das zweite C (UCC). Ganz entscheidend ist, dass die Vision und Strategie wie auch das Projekt zur Einführung von UCC durch das Topmanagement des Unternehmens getragen und unterstützt werden.

2. UCC-Konzept

On-prem vs. Cloud, Datenhaltung, Sicherheitsvorgaben, rechtliche Rahmenbedingungen etc. Diese Themen sind fürs Grobkonzept zu klären und zu beschreiben. Ebenso muss das Betreibermodell skizziert werden: Eigenbetrieb, Operated-by-Modell oder Fully-Managed-Service? Das Betreibermodell muss auch im Fall einer Cloud-Lösung geklärt werden, da auch dort Betriebsaufgaben anfallen. Weiter sollte im Konzept aufgezeigt werden, wie bestehende Kommunikationslösungen sowie Umsysteme (Contact Center, SBCs, SIP-Trunks, Legacy-Systeme etc.) abgelöst
oder integriert werden sollen. Dies kann Anpassungen von Systemen und Schnittstellen nach sich ziehen. Eine Prüfung von betroffenen Umsystemen, die eine Anbindung oder Integration in UCC benötigen, ist daher Voraussetzung für eine erfolgreiche technische Implementation.

3. Prozesse

Die Einführung von UCC ist zudem kein reines Technologieprojekt, sondern ein Change-Projekt. Heutige Arbeitsweisen werden sich insbesondere mit dem zweiten C (Collaboration) grundlegend verändern. Es ist daher notwendig, genau zu prüfen, welche Arbeitsabläufe und Prozesse betroffen sind, in welcher Form sich diese verändern und welche organisatorischen Auswirkungen diese haben.

4. Einführung

Vor dem Rollout der Lösung sollte ein Einführungsplan definiert werden, der etwa klärt, wann und in welchen Bereichen UCC zuerst eingeführt werden soll, damit der Veränderungsprozess durch die Benutzer besser angenommen wird und erste Benutzer-Feedbacks bearbeitet werden können.
Die Erfahrung zeigt, dass als erster Schritt zur Einführung ein Pilot sinnvoll sein kann. Mit einem breit gefächerten, überschaubaren Kreis von Benutzern können so neue Arbeitsprozesse getestet und verbessert werden, bevor der generelle Rollout stattfindet.
Unterstützend bei der Einführung wirken begleitende Projektmarketing-Aktivitäten, welche die Benutzer entsprechend informieren und sensibilisieren. Zusammen mit einem schlagkräftigen Support-Team, um mögliche Hürden bei der Benutzung von UCC zeitnah zu eliminieren, steht der erfolgreichen Einführung nichts mehr im Weg.

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Zuerst sollte eine Vision formuliert werden, in der die Ziele definiert sind, die mit der Einführung von UCC erreicht werden sollen.

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Gerne stehen Ihnen die atrete Berater zur Seite und unterstützen Sie auf dem Weg zu UCC.

atrete goes Teams – ein Feldtest

Slack und Yammer haben wir bereits wieder vergessen – und nun kommt Microsoft und präsentiert „Teams“. Eigentlich (d.h. man ist sich nicht so sicher) ist es ja einfach: Zu jedem Thema wird ein Team erstellt, in dem dazu passende Diskussionen,  Informationen und Dokumente geteilt werden. Über Updates und  News in den Teams wird man gezielt, und natürlich proaktiv, informiert. Klingt interessant, damit sollte endlich die Mail-Flut gebannt werden. In einem kritischen Feldtest haben wir das als Firma mal ausprobiert.

Erkenntnis 1:
Zusammenarbeiten ist wirklich sehr einfach und effizient (so weit sind wir uns mit Microsoft noch  einig). 

Erkenntnis 2:
Wir haben keine Ahnung mehr wo (in welchem Teams, welchem Channel) wir was posten oder hochladen sollen. Nach wenigen Tagen hatten wir schon drei verschiedene Channels für internen KnowHow Transfer; angelegt von drei verschiedenen Personen. Und das in einer kleinen 25 Personen Firma! Mit anderen Worten, wir haben nach wenigen Tagen die Übersicht über die bestehenden Teams bereits verloren … (da weicht unsere Vorstellung nun von Microsofts Idee ab).  

Erkenntnis 3:
Immer wieder stellt sich die Frage, ob wir eine thematische  Rückmeldungen an Hugo direkt im Chat von Skype for Business oder mittels @Hugo in Teams senden sollen… (Yammer haben wir ja bereits vergessen) 

Erkenntnis 4:
Für was sind interne emails noch gut? Teams ist definitiv ein gelungener Ansatz. Ohne etwas Struktur und Hilfestellung zur Nutzung wird aber bald ein unübersichtliches Durcheinander von Teams mit Chat und „Conversations“ herrschen.  

Unser Fazit:
Unbedingt ausprobieren, vielleicht eher im kleinen Rahmen – und mit etwas Moderation, Vorgaben und Struktur.

Aufzeichnung Webinar: The Future of Collaboration

Dauer: ca. 45 Minuten

Die Aufzeichnung des Webinars „The Future of Collaboration“ ist nun verfügbar: 

Inhalt

atrete, als unabhängige Beratungsfirma, wird in diesem Webinar in rund 45 Minuten zum Thema Collaboration/UCC folgendes präsentieren: 

1. atrete – kurze Vorstellung
2. Was verstehen wir unter Collaboration? 
3. Die Entwicklung von UCC zu Collaboration 
4. Collaboration @ atrete – Erfahrungsbericht 
5. Mögliche Risiken – worauf sollte geachtet werden
6. Handlungsempfehlungen 

Referenten

Weitere Informationen / Fragen

events@atrete.ch oder +41 44 266 55 55

Aufzeichnung Webinar: Der Weg zum Digital Workplace

Dauer: ca. 30 Minuten

Das Webinar ist als Aufzeichnung verfügbar.

Inhalt

1) Definition des Digital Workplace 

2) Was sind die Vorteile? 

3) Welches sind mögliche Risiken, worauf muss speziell geachtet werden? 

4) Wie könnte eine Planung für die Einführung aussehen?

Referenten