Projekt
4. Februar 2020

IT-Arbeitsplatz 2020 AIO Kanton Zug

Das Amt für Informatik und Organisation (AIO) ist die zentrale Leistungserbringerin von Informatik-leistungen für die kantonale Verwaltung und für die Justiz. Als Querschnittsamt ist das AIO zuständig für die IT-Infrastruktur des Kantons mit rund 2’400 Arbeitsplätzen und unterstützt die Verwaltung beim Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologie.

atrete wurde beauftragt, die Projektleitung für das damals leicht in Verzug geratene Projekt per Ende September 2018 zu übernehmen. Mit dem Projekt «IT-Arbeitsplatz 2020» (ITAP-2020) sollen die folgenden Ziele erreicht werden:

  • Modernisierung und Standardisierung der Arbeitsplatz Infrastruktur & Management Systeme
  • Aktualisierung der Client Systeme auf Windows 10 und Office 2019
  • Rollout der neuen Arbeitsplatzgeräte
  • Schulung der Anwender (Benutzung Hardware, Anmeldeprozedur, Neuerungen Windows 10, etc.)
  • Ermöglichung «remote / anywhere / mobil» zu arbeiten

Um dieses umfangreiche Vorhaben erfolgreich zu absolvieren, wurde die in der kantonalen Verwaltung etablierte Projektmanagement Methode «Hermes 5» angewandt. Während der Initialisierungsphase wurden in dem Lieferobjekt «Studie» verschiedene Varianten ausgearbeitet, um den Mitarbeitenden aktuelle Systeme bereitstellen zu können. Zur Anwendung kam die Variante «Modern Workplace», welche drei Geräteprofile für die Mitarbeitenden bereitstellt. Anhand der Einordnung in Mobilitätstypen werden Arbeitsplatzgeräte aus den Kategorien Notebook / Convertible, Hybrid-Tablet und für wenige Ausnahmefälle Workstations bereitgestellt. So, dass für die jeweiligen Anwendungsfälle die optimale Hardware zur Verfügung steht.  

Basierend auf der Variante «Modern Workplace» wurde eine öffentliche Submission nach GATT-WTO initiiert. Mittels vier Losen (I: Beschaffung Hardware, II: Rollout, III: Schulung, IV: Remarketing) wurden auf dem freien Markt optimale Lösungen und Anbieter evaluiert. Es stellte sich als eine grosse Herausforderung dar, die unterschiedlichen Leistungsausprägungen der Lose in einer Submission zusammenzufassen. Besonders umfangreich ausgefallen ist das Los I, in welchem es Desktop Computer, Notebooks, Detachables, Convertible-Tablets, Dockingstations, Monitore und weitere Peripherie zu beschaffen galt. Schlussendlich konnten die Zuschläge für die vier Lose an drei Partner erfolgen, wobei der Zuschlag die Lose Rollout und Remarketing an einen Partner gingen.

Parallel dazu wurden Management Systeme, Software Verteilung und Remote Access Systeme aufgebaut. Dies bedingte eine enge Abstimmung innerhalb des Projektteams und des Projektausschusses, in welchem Vertreter der Direktionen mitgewirkt haben.

Im Verlaufe des zweiten Quartals 2019 konnte das AIO einen internen Projektleiter aufbauen, welcher das Vorhaben im Anschluss an die Submission komplett übernahm. Er koordinierte erfolgreich den finalen Aufbau aller Umsysteme, die Lieferanten für die neue Hardware, Produkte Roadshows für die Mitarbeitenden, die Schulung, den Rollout bis hin zum Remarketing der alten Hardware. Der Rollout des «Modern Workplace» konnte erfolgreich und rechtzeitig vor dem «End of Support Date» von Windows 7 bis im Januar 2020 abgeschlossen werden.

«Dank atrete konnten wir den Rückstand aufholen und das Projekt solide aufbauen. Mittels erfolgreicher Submission haben wir die Geräte für den Modern Workplace beschafft. Besonders froh sind wir über die fachliche und methodische Kompetenz sowie die optimale Übergabe an unseren internen Projektleiter.»

Roman Vogt, Leiter Operation
Roman Vogt