atrete baut Consultant-Team weiter aus

In den vergangenen Monaten hat das renommierte Beratungsunternehmen atrete drei neue talentierte Mitglieder in sein Team aufgenommen, um die Bereiche CIO Advisory, Digital Workplace und Cybersecurity zu stärken.

Jessica Knecht unterstützt seit dem 1. April 2023 das Team in der Practice Area CIO Advisory als Associate Consultant.
Frau Knecht bringt umfangreiche Erfahrung im IT-Bereich mit, insbesondere im IT Service Management und Cloud Provider Management. Vor ihrer Tätigkeit bei atrete arbeitete sie mehrere Jahre als Customer Service Managerin bei einem renommierten IT Service Provider. Sie verfügt über einen Abschluss als eidg. Technische Kauffrau und hat ein CAS in IT Sourcing und Provider Management der ZHAW absolviert. Darüber hinaus ist sie zertifiziert im IT Service Management (ITIL Foundation), Requirements Engineering (IREB Foundation) und Microsoft Azure Fundamentals.

Seit dem 1. Juni 2023 ist Vivien Bührer als Consultant im Bereich Digital Workplace und Collaboration tätig.
Frau Bührer verfügt über eine beeindruckende Laufbahn, die unter anderem ihre Zeit als Solution Designer für End User Services bei Fujitsu umfasst. In dieser Rolle betreute sie Ausschreibungen für managed Workplace Services und beriet zu IT Service Management Themen. Sie ist Inhaberin eines Master of Science in Business Analytics, Controlling und Consulting und bringt zudem Qualifikationen wie Scrum Master, Hermes und ITIL Zertifizierungen mit.

atrete heisst Sven Gerig herzlich willkommen, der seit dem 12. Juni 2023 als Consultant die Practice Area Cybersecurity unterstützt.
Herr Gerig kann auf eine erfolgreiche Karriere bei verschiedenen IT-Dienstleistern in der Region Zug zurückblicken, wo er als Projektleiter und Systems Engineer tätig war. Seine umfassenden Kenntnisse spiegeln sich auch in seinen Zertifizierungen wider, darunter Azure Solutions Architect Expert, Cybersecurity Architect Expert und Enterprise Administrator Expert im Bereich Microsoft. Zudem bringt er Qualifikationen wie SAFe® Scrum Master und ITIL 4 Foundation mit. Bald wird er seinen Abschluss als dipl. Informatiker HF Fokus Cyber Security abschliessen.

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Microsoft 365 Copilot – Game Changer der Arbeitswelt

Wie wäre es, wenn man mit einem System wie mit einem persönlichen Assistenten kommunizieren könnte, der dann zum Beispiel eine PowerPoint auf Basis eines Dokuments erstellt, der auf Terminkollisionen aufmerksam macht oder ein Dokument basierend auf ein paar wenigen Informationen kreiert?

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz und Produktivität von entscheidender Bedeutung. Microsoft hat einen großen Schritt in Richtung Innovation gemacht, indem es künstliche Intelligenz (KI) in seine Produktivitätssuite integriert hat. Viele Microsoft Produkte enthalten bereits integrierte KI wie zum Beispiel Microsoft Cognitive Services[1] oder Microsoft Translator[2]. Doch durch das neu angekündigte Feature von Microsoft wird ein Wechsel der Arbeitswelt entstehen. Es werden Leistungen der nächsten Generation der KI in die Arbeit eingebracht und einen virtuellen persönlichen Assistenten, der bei alltäglichen Office Arbeiten unterstützt, geschaffen. Dadurch kann man in Word kreativer, in Excel analytischer, in PowerPoint ausdruckstärker, in Outlook produktiver und in Teams kollaborativer werden. Der Copilot soll eine Unterstützung für den Benutzer sein und keine Arbeiten ersetzen. Der Bearbeiter hat die volle Verantwortung und kann am Ende immer final entscheiden und anpassen. Besonders bei immer wiederkehrenden Aufgaben, die lästig sein können, ist der Copilot eine grosse Hilfe.

Was ist Microsoft 365 Copilot eigentlich?

Der Microsoft 365 Copilot ist ein KI gestützter digitaler Assistent, der den Benutzern individuelle Unterstützung bei einer Reihe von Aufgaben und Aktivitäten bietet. Eingebettet in den Microsoft 365 Apps, arbeitet der Copilot nebenher und kann ganz einfach im alltäglichen Arbeiten in zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams verwendet werden.  Der Copilot lässt sich sehr leicht starten, da sich die Schaltfläche direkt in der Mitte der Taskleiste befindet. Ausserdem gibt es die Möglichkeit über den Business Chat mit dem Copiloten zu kommunizieren. Für die Implementierung wird die Nutzung des Microsoft Office 365 Apps vorausgesetzt und es müssen die entsprechenden Add-On Lizenzen vorhanden sein.

Transformation der Arbeit auf verschiedenste Weise

Der Copilot findet in der ganzen Produktivitätssuite eine Möglichkeit den Benutzer zu unterstützen. Zum Beispiel hat er folgende Auswirkungen und Funktionen:

Hervorbringen der Kreativität:

• Word: Erstellung eines ersten Entwurfs zum Überarbeiten und Finalisieren, der beispielsweise aus Notizen aus OneNote generiert wird oder das Dokument in das Layout eines anderen Dokuments überführt. Ausserdem kann er kopierte Texte umschreiben.
• Excel: Automatisierung komplexer Formeln und Ausführung von Aufgaben mit einfachen Befehlen. Analyse von Trends und Visualisierung großer Datenmengen.
• PowerPoint: Erstellung ansprechender Präsentationen anhand von Informationen aus Dokumenten. Zudem werden intelligente Design- und Funktionsvorschläge gemacht.

Erhöhen der Produktivität

• Outlook: Unterstützt beim Aufräumen des Posteingangs, Priorisieren von E-Mails und schlägt Antwortmöglichkeiten vor, einschliesslich passender Dokumente/Anhänge sowie unterstützt bei Termineinladungen und macht auf Terminüberschneidungen aufmerksam.
• Teams: Fasst Schlüsselpunkte einer Diskussion zusammen, schlägt in Echtzeit während des Meetings nächste Schritte vor und erstellt Meeting-Protokolle. Zusätzlich können nach dem Meeting Fragen zum Meeting an den Copiloten gestellt werden.
• Power Plattform: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben, ermöglicht die Erstellung von Chatbots und entwickelt Ideen bis hin zur fertigen App in wenigen Minuten.
• SharePoint: Erstellt automatisch SharePoint-Sites und -Pages anhand natürlicher Sprache und bindet relevante Dokumente für die Seite ein.

Persönliche Fähigkeiten auf ein neues Level bringen

• Durch die persönlichen Anweisungen, die durch den Copiloten während alltäglichen Arbeiten gemacht werden, wird das Ausschöpfen der Microsoft 365 Funktionen und Möglichkeiten zugänglicher gemacht.

Business Chat

• Bietet die Möglichkeit mit dem System zu kommunizieren, welches die Antworten basierend auf den letzten Meetings, Mails und Chatverläufen erstellt. Ausserdem bietet er den Entwicklern die Möglichkeit ihre Anwendungen in Windows Copilot zu integrieren, durch die Erweiterung der Bing-Chat-Plugins oder Anpassungen am Betriebssystem und der Konfiguration durchzuführen. Der Anwender kann ausserdem Apps und Dienste aufrufen wie z.B. Spotify und mit diesen interagieren.

Wie funktioniert Microsoft 365 Copilot?

Microsoft arbeitet mit einer verantwortungsvollen KI, die ethische, rechtliche und gesellschaftliche Aspekte berücksichtigt und die unter ganzheitlicher Betrachtung von Sicherheit, Datenschutz und Privatsphäre entwickelt wird. Grundsätzlich besteht der Copilot aus Large Language Model (Generative Pretrained Transformer), Microsoft Search und Microsoft Graph API. Das Large Language Model ermöglicht das Verstehen der Eingabe und formuliert die Antworten und Textinhalte. Microsoft Search sammelt die Informationen und wichtigen Kontext zur jeweiligen Anfrage aus der Microsoft 365-Welt. Das Zugangsportal zu den anderen Diensten in Microsoft, die ebenfalls in den Copilot-Task eingebunden werden müssen, wird durch Microsoft Graph API gestellt. Die Kombination aus der Leistung grosser Sprachmodelle (LLMs) mit den persönlichen Daten in Microsoft Graph und den Microsoft 365 Apps, ermöglicht die Schaffung in das leistungsfähigste Produktivitätstool der Welt. Der Zugang zum Copiloten erfolgt über die universellste Schnittstelle – die natürlichen Sprachen. Die Modelle werden nicht anhand der Kundendaten oder von individuellen Eingaben traniert sondern die KI-unterstzützen LLMs basieren auf grossen, aber einem begrenzten Stamm an Unternehmensdaten. Der Copilot hat Zugriff in Echtzeit auf Inhalte und Unternehmenskontext in Microsoft Graph, was es dem Copiloten ermöglicht Antworten basierend auf Unternehmenskontext zu generieren.

Gibt es einen Zusammenhang zwischen Microsoft 365 Copilot und ChatGPT?

Beides sind Technologien der KI, die entwickelt wurden, um Aufgaben und Aktivitäten schneller und effizienter zu erledigen. ChatGPT ist im Grunde ein Chatbot, der Fragen oder Aufforderungen mit Algorithmen des maschinellen Lernens bearbeitet, die auf Mustern der menschlichen Sprache basieren. Microsoft Copilot stellt eine Verbindung zu ChatGPT und kombiniert die Leistung grosser Sprachmodelle (LLMs) mit den Daten in Microsoft Graph und den Microsoft 365 Apps.

Verfügbarkeit und Lizenzen

Aktuell gibt es von Microsoft noch keine Auskunft über das Lizenzmodell und auch der Zeitpunkt der Verfügbarkeit ist noch nicht veröffentlicht. Es soll monatlich 30 USD pro Nutzer kosten. Aktuell heisst es bei Microsoft ‘in den nächsten Monaten’. Zurzeit wird der Copilot in einem kleinen Kreis von Business-Kunden getestet, um anhand von Feedback das KI-Modell verbessern zu können. Schon jetzt ist jedoch klar, dass Copilot nur als kostenpflichtiges Add-on erhältlich sein wird.

Technische Voraussetzung

Folgende technische Bedingungen müssen für die Implementierung von Microsoft Copilot gegeben sein:

• Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenz
• Azure Active Directory Account
• Zugang zu Microsoft 365 Apps

Was bedeutet Co-Pilot für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden?

Beim Einsatz des Microsoft Copilots im Unternehmen sollten sich im Vorfeld einige strategischen Gedanken gemacht werden. Eine bewusste Entscheidung über die Einführung als ‘First Mover’, ‘Early Adopter’ oder doch lieber ‘Follower’ ist dabei essenziell.

Zu Beginn der Einführung von Copilot ist es wichtig, Use Cases herauszuarbeiten. Die Betrachtung in welchen Bereichen, Anwendungen oder Arbeitsabläufen man den Copiloten im Unternehmen einsetzen möchte, wo er einen Mehrwert im Unternehmen und für die Mitarbeiter haben kann und wo er vielleicht nicht fördernd ist.

Microsoft hat den Copilot nach der ganzheitlichen Betrachtung von Datenschutz, Privatsphäre und Sicherheit entwickelt, jedoch ist die individuelle Prüfung im Unternehmen der Compliance und Governance Vorgaben abzugleichen und eventuelle Betriebsräte sind mit einzubeziehen. Ebenfalls nicht zu vergessen sind die Security Verantwortlichkeiten klar zu definieren, wie zum Beispiel eine klare Definition der Daten, welche im Business Chat freigegeben werden.

Zu einer erfolgreichen Einführung und Implementierung wird es von Microsoft unterschiedliche Unterstützungs-Angebote geben unter anderem Trainings oder Anwendungs-Guidelines.

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Fazit

Mit Microsoft 365 Copilot hat Microsoft eine bahnbrechende Funktion eingeführt, die die Produktivität und Effizienz im Arbeitsumfeld revolutioniert. Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz automatisiert der Copilot Aufgaben, optimiert Terminplanung, erleichtert die Zusammenarbeit, unterstützt bei der Dokumenterstellung und bietet personalisierte Empfehlungen. Mit diesen Funktionen können Benutzer ihr volles Potenzial ausschöpfen und sich auf kreativere und strategischere Aufgaben konzentrieren. Microsoft 365 Copilot ist zweifellos ein Schritt in die Zukunft der Produktivitätssoftware. Eine Einführung im eigenen Unternehmen erfordert jedoch eine fundierte Beschäftigung mit diesem neuen Assistenten und der damit verbundenen völlig neuen Arbeitsweise.  So darf die Herangehensweise der Verwendung des Copiloten nicht unterschätzt werden und eine fundierte Schulung der Mitarbeiter ist auf jeden Fall notwendig.

Unsere Berater unterstützen Sie gerne bei Ihrem Digital Workplace Vorhaben, damit Sie die Einführung und Funktionen des neuen Features von Anfang an richtig angehen und die Benutzer vor lauter toller neuer Features nicht vergessen gehen.  Besonders beim Thema Change and Adoption können wir Ihnen tatkräftig zur Seite stehen.

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[1] Microsoft Cognitive Services ist eine Suite von KI-Tools, mit denen Entwickler intelligente Apps und Dienste erstellen können

[2] Microsoft Translator verwendet KI, um Sprachübersetzungen in Echtzeit für über 60 Sprachen bereitzustellen

atrete erhält Verstärkung

Jörg Burri verstärkt seit 01.11.2022 als Senior Consultant den Bereich Digital Workplace und Collaboration. Herr Burri war in den vergangenen 25 Jahren als System Engineer und Projektleiter auf Kunden- und Dienstleisterseite tätig. Zuletzt war Herr Burri bei der Firma Bechtle Schweiz AG als Projektleiter im Bereich Managed Services beschäftigt und verantwortete dabei die Kunden-Transitionen in die Private Cloud und MS Public Cloud. Er hat einen Abschluss als diplomierter Wirtschaftsinformatiker (HF) und ist ITIL, Hermes, Prince2 und SAFe Scrum zertifiziert.

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Digital Work Collaboration & Productivity Tools implementiert – und nun?

Haben Sie während der Corona Zeit ein Collaboration und/oder Productivity Tool als schnelle Lösung installiert, aber nicht eingeführt? Dann geht es Ihnen gleich wie vielen anderen Betrieben.

Kommen Ihnen diese Aussagen bekannt vor und sehen Sie Sich in der einen oder anderen Situation wieder?

• Wir haben ein internes Chat Tool, E-Mail, Microsoft Teams, etc. In welchem Tool muss ich nun was machen? Kann man diese nicht verbinden?
• Wo soll ich meine Daten speichern? Im Windows Explorer, im Teams in SharePoint auf OneDrive, usw.?
• Ich verbringe viel Zeit beim Suchen von Nachrichten und Dokumenten da es zu viele Kanäle und Tools gibt.
• Wir haben ein Tischtelefon, einen Softclient dazu und nun noch Microsoft Teams. Mit welchem dieser «Telefone» soll ich nun arbeiten?
• Nutzen die Anwender Tools von denen die IT gar nichts weiss?

Sie sind nicht allein mit diesen Problemen!

Die Erfahrungen aus unseren Kunden Projekten zeigt, dass bei vielen Kunden die Collaboration und Productivity Tools zwar implementiert, jedoch nicht oder nur teilweise effektiv eingeführt wurden.

Unsere Kunden, ob Enterprise-  oder KM-Unternehmen, stehen meist vor den gleichen Herausforderungen.

• Die bestehende klassische Legacy Telefonie wird weiterhin betrieben.
• Skype for Business wird eingesetzt und es besteht kein Migrationsplan wie dies bis zum geplanten End of Life Datum (9.1.2024) abgelöst werden soll.
• Es gibt keine firmenweiten Vorgaben und Richtlinien (Corporate Governance) wie mit den neuen Collaboration und Productivity Tools gearbeitet werden soll.
• Es gibt noch andere Collaboration und Productivity Tools im Unternehmen, welche zum Teil redundante Funktionen haben und nicht von allen einheitlich genutzt werden.
• Die Mitarbeiter wissen nicht mehr, wo sie ihre Daten finden und über welchen Kanal/Tool sie was bearbeiten sollen.
• Es gibt keine oder eine unzureichende Strategie, wie das Unternehmen mit den neuen Möglichkeiten für Digital Workplace, Cloud und Collaboration in der Zukunft arbeiten möchte.

All diese Punkte, und noch viele mehr, gibt es zu berücksichtigen bei der Wahl des bestgeeigneten Collaboration und/oder Productivity Tools und bei der Einführung dessen in den Betrieb.

Durch Corona wurde bei vielen Firmen schnell ein oder gar mehrere Collaboration/Productivity Tools ausgerollt, ohne sich Gedanken zu machen, was sie damit eigentlich machen möchten und welchen Nutzen Sie sich dabei erhoffen.

Am Anfang war es nur das Bedürfnis miteinander zu kommunizieren, wenn alle im Homeoffice arbeiten. Schnell merkten die meisten, dass diese Tools aber noch mehr können und fast nicht mehr wegzudenken sind aus dem täglichen Geschäftsalltag. Heutzutage ist es schon selbstverständlich eine Microsoft Teams oder Zoom Einladung zu versenden, ohne den Gesprächspartner zu fragen, ob er dies bei sich auch einsetzt.

Nach nun 2 ½ Jahren zeigt sich, dass viele Firmen immer noch keine Strategie haben, wie sie mit der neuen Situation und der Cloud umgehen sollen und wie sie die neuen Collaboration und Productivity Tools effizient einsetzen sollen.

Die Schatten-IT wächst!

Auf Grund dessen, dass es keine klaren Vorgaben gibt, versucht sich jeder Mitarbeiter, so weit wie möglich, selbst zu organisieren und das Beste aus seiner Situation zu machen, dass er mit all den verschiedenen Tools arbeiten kann. Meist endet dies darin, dass in der Firma eine Schatten-IT entsteht und somit nicht mehr kontrolliert werden kann.

Schatten-IT

Eine Schatten-IT beschreibt Systeme, wie Cloud-Dienste und Applikationen welche durch die Mitarbeiter genutzt und betrieben werden, ohne dass die IT-Abteilung davon weiss und somit auch nicht schützen kann.

Dies führt unweigerlich zu diversen Risiken, welche dadurch entstehen.

Hier nur ein paar Beispiele:

– doppelte Linzenzkosten oder ungenügende Übersicht darüber
– Verstösse gegen den Datenschutz, meist aus Unwissenheit der rechtlichen Grundlagen und Datenhaltungsrichtlinien
– Zugriff durch Unbefugte auf sensible Daten
– Datenverlust durch unzureichende Datensicherung oder bei einem Weggang eines Mitarbeiters

Wie können sie diesen Umständen entgegenwirken?

Bei der Einführung eines neuen Collaboration oder Productivity Tools ist es wichtig, dass ein paar Punkte definiert werden und die Spielregeln für alle klar sind.

Compliance

Die bestehenden IT-Sicherheitsrichtlinien reichen meist nicht mehr aus für die neuen Anwendungsfälle wie der Cloud Zusammenarbeit. Zum Beispiel die Zusammenarbeit mit externen und die Nutzung von Cloud Speichern für vertrauliche Dokumente sind oft nicht oder nur ungenügend geregelt.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die richtigen Entscheidungen in Bezug auf Compliance zu treffen, indem Sie diese unmissverständlich definieren und kommunizieren.

Governance

Auch bezüglich Governance müssen Richtlinien und Prozesse definiert werden, damit das Arbeiten mit den Collaboration und Productivity Tools einen Mehrwert bringt und aber kein Wildwuchs entsteht oder die Effizienz darunter leidet.

Hier ein paar Beispiele für MS Teams

• Braucht es Namenskonventionen?
• Wer darf neue Teams / Channels eröffnen?
• Wer darf Benutzer zu Teams hinzufügen?
• Dürfen Gäste zu den Teams hinzugefügt werden?
• Welche Apps dürfen innerhalb von Teams genutzt werden?
• Welche Aufbewahrungsrichtlinien sollen definiert werden?
• Braucht es eine regelmässige Überprüfung der Berechtigungen für interne und externe (Lifecycle Management)?

User Adoption

Nebst der Definition der Compliance- und Governance Richtlinien müssen die Benutzer informiert und geschult werden. Idealerweise gibt es regelmässige Wiederholungen und zum Beispiel eine Schulungsplattform oder ein Wiki, damit auch neue Mitarbeiter geschult werden und an die Informationen kommen. Nur so kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Tools gewinnbringend und gemäss den Richtlinien nutzen.

Wie können wir Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen?

Durch unsere Erfahrung in den verschiedenen Themen, können wir Ihnen helfen die Stolpersteine zu erkennen und aus dem Weg zu räumen. Mit unserem standardisierten «Digital Work Collaboration: Maturity Check» prüfen wir, wo Sie aktuell bei der Einführung von Collaboration und Productivity Tools stehen und in welchen Bereichen Sie noch Verbesserungspotenzial haben.

Daraus resultierend erstellen wir eine Heatmap mit den Vektoren Machbarkeit und Nutzen. Daraus wird ersichtlich in welchen Bereichen das grösste Verbesserungspotential und was gewinnbringend umgesetzt werden kann.

atrete Angebot

Digital Work Collaboration: Maturity Check

Lesen Sie hier mehr dazu

Natürlich ist es mit dem «Maturity Check» noch nicht erledigt.

Der Maturity Check ist ein Instrument für eine initiale grobe Standortbestimmung. Nach diesem beginnt die eigentliche Arbeit für Ihr Unternehmen erst recht. Nun gilt es alle Anforderungen der Fachabteilungen einzuholen und basierend auf diesen eine entsprechende Cloud Strategie zu entwickeln und Richtlinien für den Umgang mit den zur Verfügung gestellten Collaboration und Productivity Tools zu erstellen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei den Folgeschritten, sei es im Bereich Evaluation von Videoraumlösungen, bei der Findung der für Sie passenden Cloud Strategie oder der Einführung im Betrieb.

Unsere Berater unterstützen Sie gerne, damit Sie sich mit der Einführung Ihrer Collaboration und Productivity Tools nicht in den Wolken verirren.

Microsoft Teams Connect Shared Channels

In unserem Blog zeigen wir für Collaboration Leader, User Adoption Verantwortliche & Champions auf, wie Microsoft Teams Connect Shared Channels die Arbeit über mehrere Organisationen und Unternehmen hinweg vereinfachen wird und was es bei der Einführung und Nutzung der Shared Channels zu beachten gilt.

Die Anforderungen an ein zeit- und ortsunabhängiges Zusammenarbeiten sind in den letzten Jahren gestiegen, die Pandemie hat das Bedürfnis noch weiter intensiviert. Microsoft Teams hat sich zu einem der meist eingesetzten Collaboration Tools entwickelt.

Doch wer kennt das nicht?
Man wurde in ein externes Team eingeladen. Um aber in diesem Team mitwirken zu können, muss man jedes Mal den Mandanten wechseln. Ärgerlich, wenn gleichzeitig an internen, wie auch externen Projekten gearbeitet werden soll. Neuigkeiten aus den anderen Teams wurden dadurch oft verpasst und zwischendurch gelangten auch Nachrichten oder Posts in den falschen Teams Channel.

Das gehört der Vergangenheit an, was die externe Zusammenarbeit ebenso nahtlos macht wie die Interne. Nun bringt Microsoft die Teams Connect Shared Channels, welche bei der Kollaboration über mehrere Organisationen hinweg eine wesentliche Vereinfachung schaffen sollen.

Was bringt das neue Microsoft Teams Connect Shared Channels Feature?
Was sind die Vorteile eines Shared Channels?
Was sind die Use Cases?

Funktionsweise der Microsoft Connect Teams Channels

Man stelle sich vor, man arbeitet in einem Marketing-Team und möchte nun einem externen Mitarbeiter Zugriff auf sein Team geben. Dazu ist es nicht mehr nötig, ihn als Teammitglied aufzunehmen. Man erstellt einen Shared Channel und fügt ihn als Mitglied hinzu. Das verhindert unnötiges Teilen und macht die Erstellung neuer Teams überflüssig, falls bestehende Channels auf andere Personen ausserhalb eines Teams ausgedehnt werden sollen.

Aktuell ist das Feature Shared Channels erst im Teams Preview Modus test- und nutzbar. Die Einführung für alle Benutzer dürfte in den nächsten Monaten folgen. Microsoft Teams Connect Shared Channels sind in den Office 365/Microsoft 365 Business, Enterprise, and Education Subscriptions enthalten.

B2B Kollaboration

Man kann einen Shared Channel auch für ein ganzes Team innerhalb einer Organisation freigeben.

Security & Governance

Jeder Shared Channel erhält eine dedizierte SharePoint Webseite. Conditional Access Policies, die auf dem SharePoint im Tenant konfiguriert sind, der den Shared Channel hostet, gelten für sämtliche Dateien im Shared Channel.

Der Host-Tenant, in dem der Shared Channel erstellt wurde, ist Eigentümer der Daten des Channels. Wird der Channel für einen anderen Tenant freigegeben, gelten die Compliance Policies des Gastgebers. Dasselbe gilt, wenn der Shared Channel mit einem anderen Team geteilt wird. Die Sensitivity Labels des hostenden Teams gelten.

Es ist zudem sichergestellt, dass externe Benutzer nicht alles tun können. Teilen ist zum Beispiel eingeschränkt, diese Benutzer können lediglich Daten mit existierenden Channel Mitglieder teilen. Damit soll sichergestellt werden, dass sensible Daten nicht versehentlich nach aussen dringen.

Limitationen

Maximale Anzahl für	Wert	Hinweise
Mitglieder in einem Team	25’000	Umfasst alle Benutzer im Team und direkte Mitglieder in Shared Channels.
Shared Channels pro Team	50	Gehostet und für das Team freigegeben. (Schliesst gelöschte Kanäle während des 30-tägigen Wiederherstellungsfensters ein.)
Teams, für die ein Kanal freigegeben werden kann	50	Ausschliessen des übergeordneten Teams
Mitglieder in einem Shared Channel	1’000 direkte Mitglieder, einschliesslich bis zu 50 Teams. (Im Sinne dieses Grenzwerts wird jedes Team, für das der Shared Channel ist, als ein Mitglied gezählt.)	Echtzeit-Updates sind jeweils nur für 25’000 Benutzer verfügbar und nur 25’000 Benutzer werden in der Kanalliste angezeigt.

Zudem gelten die folgenden Einschränkungen:

• Shared Channels unterstützen Registerkarten mit Ausnahme von Stream, Planner und Forms.
• LOB-Apps, Bots, Connectors und Nachrichtenerweiterungen werden für die Public Preview nicht unterstützt.
• Wenn Sie ein Team aus einem bestehenden Team erstellen, werden Shared Channels des bestehenden Teams nicht übernommen.
• Benachrichtigungen aus Shared Channels sind derzeit in E-Mails zu verpassten Aktivitäten nicht enthalten.
• Shared Channels unterstützen ausschlieslich Cloud-only Mailboxen (Exchange Online), zur Speicherung von Daten, die vom Kanal verwendet werden, wie z. B. Kalendereinträge und Compliance-Aufzeichnungen.

Hands On

Externe User und Teams hinzufügen
Der Teamowner kann ein ganzes Team (intern sowie extern) oder individuelle Benutzer (intern oder externe) hinzufügen.

Beim Eingeben einer E-Mail Adresse prüft Teams automatisch, ob die Domain einem korrekt konfigurierten Tenant angehört (entsprechende cross-tenant access policy). Wird eine E-Mail Adresse von einem anderen Tenant eingegeben, gibt Teams an, dass diese Adresse nicht gefunden werden kann (siehe Bild oben).

Im Bild rechts ist die Ansicht des Benutzers zu sehen, welcher den Channel freigegeben bekommen hat. Wie bereits erwähnt, wird zusätzlich zu den internen Teams der Freigegebene Kanal angezeigt. Es ist kein Tenant Switch notwendig.

Im Bild oben ist zu sehen, dass dieser Shared Channel mit dem gesamten Verkaufsteam geteilt wurde. Das Team Verkauf sieht den Shared Channels mit dem entsprechenden Symbol als eigenständigen Kanal.

Backup

Wie bei anderen Microsoft 365 Diensten muss man sich im Klaren sein, dass aus dem Hause Microsoft kein Backup Dienst zu Verfügung gestellt wird. Backup liegt in der Verantwortung des Unternehmens, welches die Dienste nutzt.

Die Sicherung der Daten ist eine Sache, die andere der Restore. Microsoft Teams Daten lassen sich nicht alle wieder 1:1 wiederherstellen. Bitte unbedingt beachten und entsprechendes Backupkonzept erstellen.

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Fazit

Mit Teams Connect Shared Channels vereinfacht Microsoft einmal mehr die Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Dies bringt wiederum mehr Verantwortung bei den Usern wie auch bei den Administratoren mit sich. Die notwendigen Governance & Security Policies für die Shared Channels müssen, wie bei vielen Features von Teams, aufgenommen, definiert und verwaltet werden. Zudem wird die Usability deutlich vereinfacht, da der Tenant-Switch in Zukunft ausbleiben wird.

Die Preview Phase soll von Unternehmen genutzt werden, um erste Erfahrungen mit den Shared Channels zu sammeln, in die User Adoption zu integrieren sowie die unternehmensweite Einführung zu planen. So ist man bereit, wenn das tolle Feature ‘General Available’ wird.

Was ist Windows 365?

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist flexibles Arbeiten in aller Munde und wird es auch bleiben. Ob zu Hause, im Café oder im Zug spielt dabei keine Rolle mehr, die Nutzer wollen von überall auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen. Mit Windows 365 stellt Microsoft einen Dienst zur Verfügung, der den Einstieg in die ortsunabhängige Nutzung virtueller Desktops erleichtern soll. Die Geschwindigkeit der Internetverbindung des Nutzers soll dabei keine grosse Rolle spielen, denn die eigentliche Arbeit findet auf dem Windows 365 Cloud-PC statt.

Was ist Windows 365?

Windows 365 ist im Grunde eine virtuelle Desktop-Infrastruktur, welche in Enterprise Qualität gebaut wurde – vereinfacht gesagt – ein Windows Computer in der Cloud. Das Lizenzmodell ermöglicht den Einsatz in einem Kleinbetrieb oder in einem multinationalen Unternehmen.

Der Endnutzer arbeitet mit einem virtuellen Desktop, welcher in der Microsoft 365 Cloud gehostet wird. Das Interessante an Windows 365 ist, dass es vollständig in Microsoft 365 und Azure implementiert ist. So kann zum Beispiel eine dynamische AzureAD Gruppe verwendet werden, um einem Benutzer automatisiert einen Cloud-PC mit allen gewünschten Einstellungen und Applikationen zur Verfügung zu stellen, kurz gesagt ein „Zero-Touch-Deployment“. Es vereinfacht auch das immer wichtiger werdende flexible Arbeiten. Die Benutzer können von jedem Gerät (z.B. BYOD) aus auf ihren Windows 365 Cloud-PC zugreifen, unabhängig vom Betriebssystem und der Internetverbindung.

Die bestehende On-Premises-Umgebung kann mit Windows 365 Enterprise ergänzt werden. Zwischen Firmennetzwerk und der Microsoft Cloud kann eine Verbindung hergestellt werden, so dass die Benutzer, die auf einem Windows 365 Cloud-PC arbeiten, auch auf Unternehmensdaten zugreifen können. Darüber hinaus kann ein Windows 365- Cloud-PC im Endpoint Manager wie ein physischer Desktop verwaltet werden.

Vor- und Nachteile

Windows 365 Enterprise / Business

Es gibt zwei Versionen von Windows 365 Cloud-PCs: Enterprise und Business.

Windows 365 Enterprise ist für Unternehmen, die in Microsoft Endpoint Manager investiert haben und diese Plattform bereits zur Verwaltung ihrer vorhandenen physischen Windows 10 Geräte nutzen.

Windows 365 Business ist für Einzelanwender und KMUs bis 300 Mitarbeiter gedacht. Diese können bei Microsoft einen modernen Cloud PC abonnieren, welcher innerhalb einer Stunde einsatzbereit ist und endgeräteunabhängig genutzt werden kann. Windows 365 Business Cloud-PCs erfordern keine Intune-Lizenz und werden vollständig vom Benutzer verwaltet, ähnlich wie ein eigenständiger physischer PC.

Es gibt zudem einen wesentlichen Unterschied zwischen Windows 365 Enterprise Cloud-PCs und Business Cloud-PCs:

Windows 365 Enterprise Cloud-PCs werden in einem von Microsoft verwalteten Azure-Abonnement ausgeführt, aber ihre Netzwerkkarten (virtuelle NICs) werden aus dem Azure-Abonnement des Kunden „injiziert“. Die VMs der Business-Cloud-PCs befinden sich vollständig innerhalb des von Microsoft verwalteten Azure-Abonnements, ohne dass Komponenten mit einem Azure-Abonnement des Kunden verbunden sind.

In der nachstehenden Abbildung ist dies zum besseren Verständnis grafisch dargestellt.

Anforderungen

Um Windows 365 zu nutzen, wird grundsätzlich eine streamingfähige Internetverbindung, ein Microsoft 365 Tenant und Abonnement vorausgesetzt.

Vor einer Implementation gilt, wie bei jedem Cloud-Dienst, folgendes abzuklären:

• Geschwindigkeit, Latenzzeit und Stabilität der Internetverbindung
• Datenhaltung
• Compliance, Governance

Cloud Only Setup

Dieser Setup zielt in den meisten Fällen auf Startups, welche auf der grünen Wiese beginnen können. Wird ein Cloud Only Setup angestrebt, müssen keine weiteren Anforderungen erfüllt werden.

Hybrid Setup

Der hybride Ansatz, ist nach wie vor der meist verbreitete. Firmen können nicht von heute auf morgen die gesamte Infrastruktur in die Cloud verlagern. In den meisten Fällen scheitert es an branchenspezifischen Anwendungen, Compliance- oder Governance-Richtlinien.

Um Windows 365 Enterprise in die bestehende On-Premises Infrastruktur zu integrieren, kann eine Netzwerkverbindung zwischen einem Azure und dem lokalen Netzwerk eingerichtet werden.

Um eine Verbindung herzustellen, gibt es folgende Anforderungen:

• Windows 365 Enterprise Lizenzen
• Eine Azure-Subscription
• Microsoft Endpoint Administrator in Azure AD
• Administrator im lokalen Active Directory
• “Owner” Berechtigungen für die Azure-Subscription, welches das virtuelle Netzwerk mit Konnektivität zu Ihrem lokalen Domänencontroller und Netzwerk enthält.

Hybrid Azure-AD Join

Damit bestehende und zukünftigen Windows Clients, sowohl physisch wie auch virtuell, gleichzeitig auf Cloud und lokale Ressourcen zugreifen können wird der hybrid Azure-AD join vorausgesetzt. Das heisst, jeder Windows Client wird beim Deployment automatisch Azure AD und AD joined.

Um den hybrid Azure-AD Join umzusetzen wird zusätzlich zur Netzwerkverbindung, zwischen Azure Cloud und On-Premises Netzwerk, ein Tool (Azure AD Connect Sync) benötigt. Azure AD Connect Sync stellt eine eine Verbindung zwischen lokalem und Azure Active Directory (AAD) her.

Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, ist es sehr wahrscheinlich, dass Azure AD Connect Sync bereits für die Benutzersynchronisierung eingerichtet ist.

In der nachfolgenden Grafik wird davon ausgegangen, dass noch keine Synchronisation zwischen lokalem AD und AAD stattgefunden hat. Sollte dies schon der Fall sein, muss sichergestellt werden, dass der hybrid-Join Mechanismus funktioniert.

Einschätzung

Stolperfallen:

• Windows 365 Business kann nicht im Endpoint Manager verwaltet werden
• Azure AD DS wird nicht unterstützt
• Internetverbindung muss mindestens streamingfähig sein
• Ausgehender Netzwerkverkehr ist kostenpflichtig
  • Enterprise Modell (läuft über Azure Virtual Network, hier gelten die Azure Bandbreitenpreise)
  • Business Modell (begrenztes Volumen zwischen 14 – 70GB / Benutzer und Monat)

Windows 365 ist besonders für Unternehmen geeignet, welche…

• Interesse an einer VDI-Lösung haben, das Kapital aber nicht aufbringen können oder wollen.
• ihren Mitarbeitenden einen möglichst ortsunabhängigen und sicheren Arbeitsplatz bieten möchten.
• BYOD einführen möchten.
• flexibel in Bezug auf Clients sein möchten.
• Zero-Touch Deployment nutzen möchten.
• eine “cloud first” Strategie haben.
• einen spezifischen Use Case dazu haben.

Grundsätzlich hält Microsoft ein spannendes Angebot in Enterprise Qualität bereit, welches schnell und unkompliziert bereitgestellt werden kann. Die technischen Grundanforderungen einer Implementation sind niedrig bzw. setzen lediglich eine streamingfähige Internetverbindung und entsprechenden Lizenzen voraus. Nicht zu unterschätzen sind die Vorabklärungen eines spezifischen Use Cases für die Implementation einer solchen Lösung. Vorallem im Bezug auf die Kosten, welche nicht ausser acht gelassen sollten.

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Gerne unterstützen Sie die atrete IT Consultants bei der Prüfung und Evaluation einer Lösung mit Windows 365.

atrete verstärkt die Teams Cyber Security und Digital Workplace & Collaboration

Das IT-Beratungsunternehmen atrete verstärkt sein Beraterteam mit den beiden Consultants Sven Köppel und Aldo Richner.

Sven Köppel arbeitet seit 1.9.2021 als Consultant im Bereich Digital Workplace. Vor atrete war er mehrere Jahre bei einem IT-Dienstleister in der Region Zug tätig, zuletzt in einer Schlüsselrolle bei der Einführung von IT-Infrastruktur Projekten mit Fokus auf Digital Workplace Themen. Er besitzt neben einem Abschluss der höheren Fachschule als dipl. Techniker HF Informatik auch Microsoft Zertifizierungen, so u.a. den Microsoft 365 Certified Enterprise Administrator Expert.

Aldo Richner ist seit 1.10.2021 neu im Cyber Security Team als Consultant tätig. Er hat mehrjährige Erfahrung als System Engineer. Sein Fokus lag zuerst auf dem Betrieb und der Weiterentwicklung der IT Infrastruktur sowie die Durchführung von komplexen Changes von Sourcing Infrastrukturen. In den letzten Jahren übernahm er vermehrt Aufgaben im Bereich Cybersecurity. Aldo Richner besitzt einen Fachhochschulabschluss der FHNW in Wirtschaftsinformatik (BSc) sowie Zertifizierungen im Requirements Engineering (IREB Foundation), ITIL Foundation in IT Service Management. Derzeit ist er in Ausbildung für das «CAS Cybersecurity und Information Risk Management» der FHNW.

Hardwarehersteller für Videoraumlösungen im Vergleich

Wie im letzten Blog beschrieben, setzen Zoom und Microsoft auf verschiedene zertifizierte Hardwarepartner, die im Audio & Videobereich auf die jeweilige Konferenzlösung spezialisiert sind. Cisco setzt weiterhin auf die Strategie alles aus einem Haus anzubieten.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht mitgeben, was die Hardwarepartner von Microsoft Teams und Zoom sowie Cisco selber an Videoraumlösungen anzubieten haben.

Da hybride Arbeitsumgebungen immer beliebter werden, suchen Unternehmen nach optimalen Lösungen, um eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen für Remote Workers und Office Mitarbeiter – auch bekannt als hybride Arbeitswelt. Viele Unternehmen starten deshalb den Weg in die hybride Zukunft mit einem Kollaborationstool wie beispielsweise Microsoft Teams, Zoom oder Cisco.

Führende Kollaborationslösungen werden heute weltweit von mehreren Millionen aktiven Nutzern genutzt und sind darum für viele Unternehmen unverzichtbar geworden. Mit Teams Rooms-Kits, Zoom Rooms oder Cisco Webex Kits können Unternehmen Plug-and-Play-Lösungen für hybride Arbeit bereitstellen, die sämtliche Bedürfnisse abdecken und die Mitarbeiter bei der Arbeit unterstützen. Diese modernen Meetingraum-Kits sind flexibel und meistens einfach einzurichten. Im Gegensatz zu früher kommen neue Features und Technologien in einem hohen Rhythmus auf den Markt.

Im unserem Blogbeitrag vom 14.06.2021 haben wir die Marktführer von Videokonferenz Lösungen vorgestellt und betrachtet. Nachfolgend stellen wir in diesem Blogbeitrag eine Auswahl und Übersicht der bekannteren Videokonferenz Lösungen vor.

Blog

Trend zu Videoraumlösungen für sämtliche Sitzungszimmer

von Sven Matheja

Crestron

Das Crestron Flex-System bietet ein vielversprechendes Angebot für sämtliche Räumlichkeiten. Speziell die B-Serie, mit der Soundbarlösung und der integrierten IQ Kamera von Huddly, bietet eine hervorragende Meeting-Atmosphäre für kleinere bis mittlere Sitzungszimmergrösse. Die integrierten Mikrophone können Stimmen bis zu 5 Meter erkennen und eine Reihe von Highend-Lautsprechern sorgen für guten Klang. Der Touch-Controller wird über PoE Schnittstelle angeschlossen. Ein Nachteil ist, dass Crestron hauptsächlich nur über AV-Partner bezogen werden kann und die XIO Cloud Management Lösung zusätzlich kostet. Die aktuellen Crestron Flex-Systeme setzen weiterhin auf die UC Engine (Intel oder Lenovo) mit dem Betriebssystem von Windows. Android basierende Video Meeting Raum Appliances fehlen zurzeit im Crestron Flex System Portfolio.

Poly

Poly hat sich lange als Peripherie Zulieferer mit qualitativ hochwertigen Geräten, wie dem Audio Trio Conference Telefon, der Poly Studio USB Video-/Soundbar und der Highend Videokamera Eagle Eye Directory II begnügt. Obwohl die Eagle Eye Directory II bereits seit ein paar Jahren schon auf dem Markt ist, ist sie die Kamera, die immer noch mit den Highend Produkten von Cisco mithalten kann. Leider ist sie im Vergleich mit den anderen zertifizierten Microsoft/Zoom Kamera Produkten auch um einiges teurer.

Seit 2020 bietet nun auch Poly mit der G10-T ein Microsoft Teams Room Windows System an, dass einzeln oder im Bundle mit Kamera und Audio bestellt werden kann. Für Zoom Room Lösungen lag der Fokus auf Appliance Lösungen mit dem Betriebssystem Android. Diesbezüglich wurde die X-Serie entwickelt.

Seit Microsoft Ende 2020 Android als alternative OS-Lösung zertifiziert hat, konnte Poly die X-Series nun auch für Microsoft Teams als alternative Lösung anbieten. Poly Studio X30, X50 und die neue X70 sind All-in-One-Appliances die neben Microsoft und Zoom auch für weitere Konferenzlösungen zertifiziert sind. Sie sind einfach zu installieren und zu bedienen.

Neu kündigte Poly eine Kamera namens Studio E70 für Q3 2021 an, die etwas unterhalb der bestehenden EagleEye Director II-Kamera positioniert wird. Die Studio E70 verfügt über zwei 20-Megapixel-Kameras, 4K-Sensoren und hat ein innovatives Feature, das es ermöglicht Personen auszuschneiden und als Einzelperson in der Konferenzlösung zu visualisieren, ähnlich wie beim Hersteller Neat mit dem Neat Summetry Feature.

Logitech

Die Logitech Produktefamilie wurde mit dem im Q1 2021 veröffentlichten Portfolio erneuert und ergänzt. Das neue Portfolio besteht aus der Rally Bar, der Rally Bar mini und des RoomMate. Die Teamräume unterstützen beide Betriebssysteme, also Windows sowie Android. Unter Windows muss das Gerät erweitert werden mit einem Windows mini PC. Für die Android Lösung benötigt es keine weitere Komponente. Mit den neuen Produkten sollten auch die alten Schwachstellen wie das Cable Management bereinigt worden sein.

Die von Logitech entworfene Rally Bar mit der bewährten 15x optical Zoom PTZ-Kamera, erfasst sehr gut mittlere und grössere Konferenzräume. Mittlerweile ist auch die RightSight Kamerasteuerungstechnologie ausgereift und erfasst die Meeting Teilnehmer automatisch. Das All-Inclusive-System bietet Zugriff auf Logitech Tap sowie den Intel NUC Mini-PC, eine Rally Bar Mini und vieles mehr. Die Lautsprecher und das empfindliche Mikrofon sorgen dafür, dass jedes Meeting reibungslos abläuft.

Yealink

Yealink bietet wohl das grösste Video-Produkteportfolio für Microsoft Teams Room oder auch für Zoom an. Zwei Beispiele für neue Produkte, die im Jahr 2021 veröffentlicht worden sind, ist das Bundle MVC840 für grosse Räume mit einem eigenen Windows PC und die A30 Appliance auf dem Android OS. Die Hardware-Investitionskosten sind im Vergleich zu den anderen Lösungen etwas tiefer.

MSpeech, eine USB-Freisprecheinrichtung, die Mitte 2021 auf den Markt kam, bietet KI-Funktionen wie Spracherkennung, Transkription und Übersetzungen. Mit 10 integrierten Mikrofonen und 4-Watt-Lautsprechern gewährleistet MSpeech HD-Audiofunktionen für mittelgrosse Besprechungsräume. Momentan ist MSpeech jedoch nur für Microsoft Teams zertifiziert.

Lenovo

Das überarbeitete Lenovo ThinkSmart Hub Gerät Gen 2 wurde wiederum für alle Besprechungsraumgrössen konzipiert. Der ThinkSmart Hub Gen 2 vereint das Bedienelemente, Kabelmanagement und Audio in einem All-in-One-System. Für kleinere Meetingräume reichen die eingebauten Lautsprecher und Mikrophone aus. Falls der Lenovo Hub mit der integrierten PC Unit ein wenig zu gross wirkt auf dem Sitzungszimmertisch, bietet Lenovo mit der PC Unit Think Smart Core und dem Touch-Kontroller Think Smart eine Alternative zum Lenovo Hub an. Da die PC Unit getrennt ist vom Kontroller, kann sie ohne Probleme hinter dem Bildschirm oder unter dem Tisch befestigt werden. Bei mittleren und grösseren Räumen bietet Lenovo neu die Think Smart Bar an. Eine vielversprechende Soundbar, die unterhalb des Bildschirms befestigt werden kann. Vom HomeOffice oder Huddle Rooms bis hin zu mittleren und grossen Konferenzräumen erfasst die Kamera ThinkSmart Cam dank ihres grossen Sichtfelds den Raum optimal ab. Weiter verfügt die digitale Kamera über AI Technologie sowie Speaker Tracking und Room Framing Funktionalitäten.

Neat

Eine Überraschung ist Neat. Neat ist ein Startup Unternehmen aus Norwegen. Ursprünglich exklusiv mit Zoom Lösungen auf dem Markt und auch finanziell von Zoom unterstützt, kündigte Neat vor kurzem auch eine Partnerschaft mit Microsoft an. Die ersten zertifizierten Microsoft Lösungen sind auf Ende 2021 zu erwarten.

Typisch im schlichten Skandinavischen Design, bietet Neat drei Videokonferenz-Lösungen an. Eine Neat Bar für kleinere/mittlere Räume, Neat Bar Pro für grössere Konferenzräume und das All-in-One Produkt NeatBoard. Mit seinem 65-Zoll-Multi-Touchscreen, dem leistungsstarken Audiosystem und der Weitwinkelkamera bietet Neat Board ein Zusammenarbeitserlebnis, das mit dem Whiteboard über Video hinausgeht und in direkter Konkurrenz zum Microsoft Surface Hub steht.
Neben der Hardware ist Neat auch bei der Software sehr innovativ. Alle Neat-Geräte verfügen über einzigartige sensorische Fähigkeiten wie Neat Symmetry, die es jedem ermöglicht, gleich aus der Nähe gesehen zu werden. Neat Symmetry kombiniert fortschrittliche KI mit hochauflösenden Sensoren, um jeden Teilnehmer im Raum zu fokussieren, individuell automatisch einzurahmen und ihm instinktiv zu folgen, als ob er seine eigene Kameraperson hätte.

Cisco

Um die starke Nachfrage für kleinere und mittlere Räume abzudecken hat Cisco reagiert und die Webex Room Kid Series Anfang 2020 auf den Markt gebracht. Ähnlich wie bei den Zoom/Microsoft Geräten geht der Trend Richtung Video-Bar-Lösungen. Die grossen Modelle (Room Kit Pro und Room Kid Plus) haben einen dedizierten Codec und eignen sich für grosse Meeting Räume wie zum Beispiel Boardroom oder Schulungsräume. Die Varianten mit integriertem Codec (Webex Room Kit und Webex Room Kit mini) mit der 4K 120-Grad-Abdeckungskamera sind ideal ausgelegt für Besprechungsräume mit 2-7 Teilnehmern.

Wie auch bei den grossen Systemen bietet auch der kleine Web Room Kit die Speaker Tracking Funktion an. Die Funktion ermöglicht automatisches Heranzoomen der sprechenden Person.
Weiter bieten die Systeme automatische Geräuschunterdrückung an, um Umgebungsgeräusche herauszufiltern. Die Verkaufspreise der kleineren Systeme sind im ähnlichen Bereich wie die zertifizierten Produkte von Zoom und Microsoft. Sämtliche Modelle können über eine On-Premise oder Cloud Lösung, wie z.B. Webex oder Pexip, angeschlossen werden.

Gegenüberstellung Hardware Hersteller

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Fazit

Es gibt viele Hersteller, die in sehr kurzen Intervallen neue interessante Lösungen anbieten. Trotzdem ist es wichtig, dass man für  ein Unternehmen weiterhin eine Produktestrategie verfolgt und nicht immer die neuesten grossartigen Lösungen kauft. Dies kann sonst schnell in zu einer unübersichtliche Situation führen bezüglich der Verwaltung der unterschiedlichen Plattformen. Obwohl es zertifizierte Lösungen sind, benötigt man zum Betreiben der Systemlandschaft je nachdem noch zusätzlich ein Management Tool vom jeweiligen Hersteller.

Neben den Anmerkungen aus dem ersten Blogeintrag sollten Sie auch folgende Punkte bei einer Video-Meetingraum-Anschaffung klären:

• Stellen sie einen Bedürfniskatalog und eine Übersicht der Sitzungszimmerlandschaft zusammen. Folgende Beispiele sollten im Bedürfniskatalog unter anderem enthalten sein:
  • Wie gross sind die Räume?
  • Benötigen die Räume nur Audio und/oder Video-Anbindung?
  • Sollen Steuerungen für Licht, Storen oder ein Raumbuchungssystem integriert werden?
  • Benötigen die Räume ein oder zwei Bildschirme?
  • Wie soll die Bedienung der Konferenz sein? Über ein separates Touch-Panel oder integriert im Video-Display?
  • Sind Deckenlautsprecher einzubinden?
• Wie schon im ersten Blog erwähnt, sollten bei der Lösungsevaluation nicht nur die einzelnen Komponenten, sondern das Ganze beurteilt werden. Ziehen Sie in die Evaluationskriterien neben der technischen Analyse auch die Bereiche Produktevielfallt, Hersteller Roadmap, Kosten, Plattform-Management, Partnerschaften, Support und Garantie mit ein.
• Überprüfen Sie, ob weitere verwandte Anschaffungen (z.B. Telefongeräte oder Headsets) oder Strategieanpassungen geplant sind, damit mögliche Synergien genutzt werden können.

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Gerne stehen Ihnen die atrete Berater zur Seite und unterstützen Sie in Ihrem Kollaborations-Projekt.

Trend zu Videoraumlösungen für sämtliche Sitzungszimmer

Wie das aktuelle Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions vom 12.10.2020 aufzeigt, sind die Anbieter im Leaders Quadrant Microsoft, Cisco und Zoom. In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht mitgeben, was die Top-3 an Videoraumlösungen anzubieten haben und wie sich diese unterscheiden.

Historisch gesehen waren Videokonferenzlösungen für Meetingräume sehr teure Investitionen und der einzige Weg, um qualitativ hohe Audio-Video (AV) Meetings durchzuführen. Nebst den Videokonferenzsystemen brauchte es die ganze Backend-Infrastruktur, genügend Bandbreite im Netzwerk und den Support/Betrieb, um die ganze Lösung zu betreiben. Da die Investitionen für die Meetingraum-Anpassungen und Videolösung schnell mal über 100’000 CHF kosteten und über mehrere Jahre abgeschrieben werden mussten, konnte man nicht flexibel sein, um allenfalls neue Bedürfnisse abzudecken.

Es gab wenige grosse und ein paar kleine Hersteller auf dem Markt. Mit dem Kauf von Tandberg sicherte sich Cisco für viele Jahre den Spitzenrang für Video/Telepresence Räume. Die Marktsituation änderte sich erst mit dem Aufkommen von modernen softwarebasierten Collaboration-Lösungen, welche eine verbesserte Meeting Qualität am Arbeitsplatz mithilfe von USB-Kameras brachten. Um die Video-Meetingräume weiterhin als Alternative und Ergänzung zum Arbeitsplatz anzubieten, mussten die Kosten signifikant reduziert werden und sie mussten kompatibel sein mit den neuen Desktop-Collaboration-Lösungen. Verschiedene AV-Anbieter (z.B. Crestron, Logitech, Yeahlink, Poly) entwickelten in Kooperation mit den grossen Softwareanbietern (Microsoft, Zoom) günstige Videokonferenzsysteme, die in deren Collaboration-Lösungen eingebunden werden können. Auch Cisco hat die Marktchance erkannt und hat parallel eigene günstige AV-Produkte lanciert. Bei den Unternehmen entstand durch die kostengünstige Realisierbarkeit von AV-Meetingräumen der Trend auch kleine Meetingräume, sogenannte Huddle Rooms, damit auszustatten.

Microsoft

Microsoft Teams Room (MTR) sind Besprechungsraumlösungen, die ein natives Microsoft Teams-Erlebnis mit HD-Audio und -Video auf von Teams zertifizierter Hardware von Microsoft und Microsoft-Partnern (Microsoft Surface Hub, Crestron, Dell, HP, Lenovo, Logitech) anbieten.
Ähnlich wie bei einem PC ist das Betriebssystem und die App-Anwendung die gleiche und unterscheidet sich hauptsächlich bei der Hardware. Die Vorteile von MTR sind die native Integration mit MS Teams und der Anschaffungspreis.
Neben der Betriebssystem-Lösung mit Windows wurde im letzten Jahr jene mit Android zugelassen.

Das Ziel von Microsoft ist, dass es aus Enduser-Sicht nur wenig bis keinen Unterschied gibt zwischen der Android- (MTRoA) und Windows- (MTRoW) Plattform. Hersteller wie Poly, Logitech oder Yealink bieten neben der Windows-Lösung auch die neuen MTR Appliances auf Android an. Die Android Appliance Lösung hat den Vorteil, dass die Management Komplexität gegenüber der Windows Lösung stark reduziert wird.

Zoom

Ähnlich wie Microsoft liefert Zoom nur die Software für den Meetingraum. Aber im Gegensatz zu Microsoft, zeigt sich Zoom ein wenig flexibler bezüglich der Hardwarekompatibilität. Die App funktioniert auf Windows, Android und sogar auf Mac. Es ist zu empfehlen die Geräte mit dem Zoom Device Management (ZDM) zu koppeln, um danach die Geräte aus dem Zoom Web Portal zu verwalten. ZDM ist in der Standard Zoom Lizenz integriert und generiert daher keine zusätzlichen Kosten.

Ein grosser Vorteil von ZDM ist, dass Windows-Geräten, die beim ZDM-Dienst (Mobile Device Management) von Zoom registriert sind, Microsoft-Updates über die Weboberfläche zugewiesen werden können. Administratoren können einen Update-Zeitplan erstellen, mit dem Microsoft-Updates automatisch auf registrierten Geräten installiert werden.

AV-Produkte für Microsoft und Zoom

Die Strategie der AV-Drittanbieter ist es Systeme anzubieten, die für sämtliche grossen Videokonferenzlösungen genutzt werden können. Aktuell bieten bereits sechs Anbieter Meetingraum-Lösungen an, die jeweils für MS Teams oder auch für Zoom verwendet werden können. Die Meeting Apps sind vorinstalliert und beim Setup kann jeweils die Meeting App, die im Unternehmen verwendet wird, selektiert werden. Es ist auch nachträglich möglich die App zu wechseln, falls das Unternehmen entscheidet, die Meeting Konferenzlösung zu wechseln. Die Videogeräte wurden hauptsächlich um eine Windows Compute-Lösung gebaut. Ursprünglich wurden die Android Appliances (Meeting Bar) für kleine bis mittlere Räume vorgesehen. Es wird nun aber auch erwartet, dass Android Lösungen für grosse Konferenzsäle verfügbar werden, die mittels Network Device Interface (NDI) die AV-Geräte steuern können.

Hauptunterschiede der Lösungen sind Hardwareaufbau, Design und die Zusammensetzungen der Peripheriegeräte. Dritthersteller die traditionell aus dem PC-Umfeld kommen bieten nur die Compute-Unit an (HP, Lenovo oder Intel) oder gehen eine Partnerschaft mit einem traditionellen AV-Anbieter wie Crestron, Logitech, Poly oder Yealink ein.
Technisch gesehen ist es kein Problem die zertifizierten Produkte zu mischen. Wir empfehlen jedoch eine produkthomogene Strategie anzuwenden.

Cisco

Cisco bietet als einziger der Top-3 Anbieter nicht nur die Software, sondern auch die AV-Hardware aus dem gleichen Haus. Dies hat selbstverständlich den Vorteil, dass man nur einen Hersteller hat für die komplette Lösung. Weiter ermöglicht es eine homogene Geräte Verwaltung, je nach Setup aus der Webex Cloud (WebEx Control Hub) oder on-Premise über den Cisco Call Manager.

Ein möglicher Nachteil liegt in der fehlenden Konkurrenz durch Drittanbietern im AV-Sortiment und den dadurch möglicherweise etwas höheren Kosten für die Beschaffung sowie Maintenance.

Neben den traditionellen grossen Video-Meetingräumen von Cisco, bietet Cisco auch kleinere Video Raum Produkte an. Diese neuen Videolösungen sind vergleichbar mit den Lösungen von Zoom und Microsoft und stehen für den steigenden Trend kleinere und mittlere Sitzungszimmer mit Video auszustatten. Seit kurzem bietet auch Cisco eine Cloud Video Interoperability (CVI) Lösung an, um die Cisco Video Umgebung in Microsoft Teams zu koppeln. Dies ermöglicht es Cisco Video Räume in Teams Meetings miteinzubeziehen ohne zusätzliche Aufwände beim Erstellen eines Meetings für den User.

Blog

Hardwarehersteller für Videoraumlösungen im Vergleich

von Sven Matheja

Fazit

Mit allen 3 Top Anbietern (Cisco, Microsoft und Zoom) können hervorragende Raumlösungen realisiert werden. Es ist keine Frage der Funktionalität der Lösungen für oder gegen eine Lösung, sondern es ist die Challenge die für das Unternehmen und die bereits vorhandene IT-Landschaft passende Lösung zu finden. Wir empfehlen eine unternehmensweite Roadmap und Strategie für den Einsatz von Audio-Video Lösungen zu erarbeiten, bevor ein Flickenteppich entsteht. Eine Strategie ist auch deswegen empfehlenswert, da ausser bei Cisco es heute möglich ist die verschiedenen Lösungen zu mischen oder zu ergänzen und dank Cloud Technologie sehr rasch zu skalieren.

Folgende Punkte sollten Sie bei einer Video-Meetingraum-Anschaffung klären:

• Fokussieren Sie sich bei einer Lösungsevaluation nicht auf die einzelnen Komponenten. Betrachten Sie das Ganze. Ziehen Sie in die Evaluationskriterien neben der technischen Analyse auch die Bereiche Produktevielfallt, Hersteller Roadmap, Kosten, Plattform-Management, Partnerschaften, Support und Garantie mit ein. Falls Sie bereits eine Videokonferenzlösung haben, überprüfen Sie, ob es mehr Sinn macht die existierende Umgebung mit einer Cloud Video Interoperability Lösung an die bestehende Konferenzlösung anzubinden.
• Bietet der Anbieter eine Management Lösung an oder benötigt es weitere externe Tools, um die Systemlandschaft zu betreiben?
• Wer verantwortet die Umsetzung und wer übernimmt den Betrieb? Sie müssen entscheiden, ob Sie dies mit internen Ressourcen (Make) oder externen Ressourcen (Buy) machen wollen.

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Die erfolgreiche Einführung von Unified Communications & Collaboration

Anwendungen wie Chat, Desktop-Video und Desktop-Sharing werden in UCC-Lösungen zur Verfügung gestellt und versprechen eine effizientere Kommunikation. Damit ein UCC-Projekt jedoch auch erfolgreich implementiert werden kann, sollte der Weg zu UCC gut geplant werden.

Unternehmen, die noch über eine herkömmliche Telefonanlage verfügen, werden sich früher oder später über die
Einführung einer Unified-Communications- & Collaboration-Lösung (UCC) Gedanken machen müssen. Es empfiehlt sich dabei folgende Herangehensweise:

1. Vision und Strategie

Zuerst sollte eine Vision formuliert werden, in der die Ziele definiert sind, die mit der Einführung von UCC erreicht werden sollen. Welchem Zweck dient UCC? Was ist der Grund für den Wechsel auf UCC? Geht es um einen Lifecycle der Telefonie, geht es um neue Arbeitsprozesse oder Optimierungen dank UCC? Es sollte beispielsweise klar sein, welche Elemente einer UCC-Lösung im Unternehmen genutzt und wie diese effektiv eingesetzt werden sollen.
Will man nur telefonieren, chatten und Desktop-Video nutzen, reicht dafür eine UC-Lösung. Will man aber auch gleich noch eine Team-Collaboration-Lösung einführen, braucht es dazu das zweite C (UCC). Ganz entscheidend ist, dass die Vision und Strategie wie auch das Projekt zur Einführung von UCC durch das Topmanagement des Unternehmens getragen und unterstützt werden.

2. UCC-Konzept

On-prem vs. Cloud, Datenhaltung, Sicherheitsvorgaben, rechtliche Rahmenbedingungen etc. Diese Themen sind fürs Grobkonzept zu klären und zu beschreiben. Ebenso muss das Betreibermodell skizziert werden: Eigenbetrieb, Operated-by-Modell oder Fully-Managed-Service? Das Betreibermodell muss auch im Fall einer Cloud-Lösung geklärt werden, da auch dort Betriebsaufgaben anfallen. Weiter sollte im Konzept aufgezeigt werden, wie bestehende Kommunikationslösungen sowie Umsysteme (Contact Center, SBCs, SIP-Trunks, Legacy-Systeme etc.) abgelöst
oder integriert werden sollen. Dies kann Anpassungen von Systemen und Schnittstellen nach sich ziehen. Eine Prüfung von betroffenen Umsystemen, die eine Anbindung oder Integration in UCC benötigen, ist daher Voraussetzung für eine erfolgreiche technische Implementation.

3. Prozesse

Die Einführung von UCC ist zudem kein reines Technologieprojekt, sondern ein Change-Projekt. Heutige Arbeitsweisen werden sich insbesondere mit dem zweiten C (Collaboration) grundlegend verändern. Es ist daher notwendig, genau zu prüfen, welche Arbeitsabläufe und Prozesse betroffen sind, in welcher Form sich diese verändern und welche organisatorischen Auswirkungen diese haben.

4. Einführung

Vor dem Rollout der Lösung sollte ein Einführungsplan definiert werden, der etwa klärt, wann und in welchen Bereichen UCC zuerst eingeführt werden soll, damit der Veränderungsprozess durch die Benutzer besser angenommen wird und erste Benutzer-Feedbacks bearbeitet werden können.
Die Erfahrung zeigt, dass als erster Schritt zur Einführung ein Pilot sinnvoll sein kann. Mit einem breit gefächerten, überschaubaren Kreis von Benutzern können so neue Arbeitsprozesse getestet und verbessert werden, bevor der generelle Rollout stattfindet.
Unterstützend bei der Einführung wirken begleitende Projektmarketing-Aktivitäten, welche die Benutzer entsprechend informieren und sensibilisieren. Zusammen mit einem schlagkräftigen Support-Team, um mögliche Hürden bei der Benutzung von UCC zeitnah zu eliminieren, steht der erfolgreichen Einführung nichts mehr im Weg.

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Zuerst sollte eine Vision formuliert werden, in der die Ziele definiert sind, die mit der Einführung von UCC erreicht werden sollen.

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Gerne stehen Ihnen die atrete Berater zur Seite und unterstützen Sie auf dem Weg zu UCC.